Onlangs organiseerden we samen met FLEGA, het Lab 'Prepare the Fair' voor de lokale gamingsector. Met Gamescom (zowat de belangrijkste beurs voor gaming in Europa) in het vooruitzicht, is het zaak om onze deelnemers aan de beurs zo goed mogelijk voor te bereiden. We sommen de belangrijkste learnings nog eens op, aangevuld met enkele insidertips!

* Dank aan Youri Loedts en Robin Ceulemans van Carrot on a Stick die de presentaties en interviews vastgelegd hebben op film. De link naar die video's vind je onderaan dit artikel.

• Bepaal je goals. Bepaal op voorhand zorgvuldig je doelstellingen. Lijst ze op, prioteriseer en maak ze zo concreet mogelijk. Wil je vooral geïnspireerd worden, naamsbekendheid verwerven, een product lanceren of showcasen? Je klantenbestand uitbreiden, investeerders aantrekken of partnerships aangaan?
• Check of er geen subsidies of steunmaatregelen bestaan die je kunnen helpen voor je reis of beursstand en -materiaal. Verschillende organisaties zoals FIT, VLAIO, FLEGA en Flanders DC kunnen je hierin wegwijs maken. Zo heeft FIT subsidies voor beursbezoeken en voor vertalingen van digitaal materiaal.
• Bereid je stand voor. Denk na over je stand en hoe die eruit moet zien. Minstens even belangrijk is eigenlijk hoe jij erbij zal staan (zie verder). Denk eventueel aan merchandise zoals leaflets, T-shirts enz. Zorg ervoor dat je iets kan demonstreren of tonen. Dat alles technisch zal werken en te allen tijde ready-to-play is.

• Bereid een persdossier voor. Contacteer indien nodig een pr-bedrijf om je hierbij te helpen, vooral wanneer je zelf geen tijd of expertise hierin hebt of wanneer je (nog) geen uitgebreid netwerk hebt. Idealiter start je de zoektocht daarnaar op, ongeveer twee maanden op voorhand (dat geeft je de tijd om er verschillende te zien en gegrond de juiste te selecteren). Vraag hierbij zeker naar referenties.
• PR. Het beschikken over het juiste netwerk is hierbij dus cruciaal. Een pr-verantwoordelijke (of agency) moet je bedrijf nog meer in de kijker zetten bij pers en stakeholders. En kan ook voor meetings met moeilijk bereikbare dealmakers regelen.
• Laat iedereen weten dat je aanwezig zal zijn op de beurs! Al je contacts, klanten, partners mogen op de hoogte zijn. Wie weet zullen zij er ook zijn of kennen ze er mensen die voor jou interessant kunnen zijn.
• Social media. Bereid content-updates voor. Bepaalde boodschappen die je wil verspreiden kan je gerust op voorhand klaarzetten.
• Bereid een of meerdere pitch talks voor. Een beurs is hectisch en lawaaierig. Vaak hebben mensen er weinig tijd, dus zorg ervoor dat je duidelijk en enthousiast in enkele minuten iemand kan uitleggen (of nog beter, warm maken) voor je zaak. Als je verschillende types mensen wil zien (buyers, publishers, pers, distributeurs bijvoorbeeld), zorg dan voor een verschillende boodschap per doelgroep. En idealiter een korte en lange versie van elk.

• Check de deelnemers. Het vraagt tijd, maar doe research naar de interessante namen die aanwezig zullen zijn. Creëer een database met prospects. Voeg ze al toe op LinkedIn. Noteer hun standplaats.
• Send invites. Probeer al op voorhand afspraken vast te leggen. Verzend e-mails naar de prospects en je bestaande contacts die er ook aanwezig zullen zijn.
• Maak een planning: Wie spreekt wanneer? Wie is wanneer aanwezig? Maak voor jezelf een agenda met mogelijke timings voor contacten.
• Practicalia. Ga alles grondig na: hoe ziet het plan van de event hall eruit, waar is de aparte ingang voor de deelnemers, de parking enz. Bedoeling is dat je ter plekke hieraan geen kostbare tijd moet verliezen. Pluis het programma met events uit. Schrijf je in voor relevante workshops en lezingen, networking mixers enz. Voeg ook dit toe aan je planning.
• Wees fit. Een no-brainer maar wel van belang: zorg er in de dagen vooraf voor dat je uitgerust bent. Verzorg ook je uiterlijk, ga naar de kapper indien nodig, denk na over een gepaste outfit en comfortabele schoenen.

• Je stand moet up and running zijn. Geen low battery. Je prospect heeft geen tijd om te wachten tot je je demo hebt klaargezet. Be ready to demo. En laat je stand nooit onbemand achter. 
• Sta op de stand. Wees aanspreekbaar, zit niet op je smartphone of laptop te werken. Zit niet met collega's gezellig te kletsen. Je mist soms zo heel belangrijke opportunities.
• Zorg ervoor dat je er netjes uitziet en steeds genoeg visitekaartjes bij hebt. Draag je badge of T-shirt met je bedrijfslogo goed zichtbaar. Eventueel kan je een branded item bij je houden om je logo goed te laten inprenten.
• Conversation starters. Vaak hebben beurzen of seminaries tools om netwerking te vergemakkelijken. Hetzij via de deelnemerslijst op de website, hetzij via een mobiele app waar je mensen kan toevoegen, contacteren en hun planning kan bekijken. Ideaal om afspraken vast te leggen, nieuwe mensen te leren kennen of te weten waar en wanneer je best aanwezig bent.
• Networking, meeting, pitching. Stap uit je comfortzone en probeer een conversatie op te starten waar en wanneer ook maar mogelijk. Obtain the contacts. Maak je er niet vanaf met een e-mail uit te sturen. Ga de mogelijk interessante persoon voor jou opzoeken. Mingle.
• De ideale pitch-meeting:
  • 5 minuten: intro/small talk. Ga na wie er voor je zit. Begin geen uitgebreide presentatie als er bijvoorbeeld iemand voor je zit die ad space voor een magazine wil verkopen.
  • 10 minuten: pitch talk
  • 10 minuten: antwoord
  • 5 minuten: outro. Wat ga je nog doen, zien, welke feestjes? Leg een follow-up actie of afspraak vast.
    Achteraf: neem nota's van je meeting. Noteer de follow-up actie. 

• Workshops en keynotes: Noteer lessons learned (om achteraf te delen). Als je babbeltjes slaat of mensen ontmoet, probeer steeds een naam te pakken te krijgen. Zodat je ze achteraf nog kan contacteren of toevoegen op LinkedIn.
• Social media kunnen helpen om de juiste mensen en influencers in je booth te krijgen. Post geregeld updates met nu eens relevante tips of insights, en dan weer inspirerende of enthousiasmerende foto's. Kijk welke hashtags er zoal gebruikt worden en ride the wave.
• Afterparties. Zeker in de gamingsector is het vaak daar dat de echte business plaatsvindt. In een ontspannen sfeer wordt soms meer geluisterd naar je verhaal en wordt vaak de basis gelegd voor een vruchtbare deal. Feestjes en netwerking drinks zijn dus zeker ook 'part of the job' en geen vrijblijvend extraatje.
• Zorg goed voor jezelf. Neem comfortabele schoenen mee (je staat bijna de hele dag recht en legt vaak kilometers af op zo'n beurs). Wees zuinig met alcohol want de volgende dag wordt weer een lange dag vol meetings en opportunities. Eet en slaap voldoende.

• Deel insights en fotogenieke momenten via een blogartikel, een interview in de (vak)pers of sociale media.
• Deel ook learnings uit workshops en keynotes via blogs en sociale media.
• Voeg nieuwe contacts toe op LinkedIn.
• Mail naar je contacten achteraf. Maak een korte recap van wie jullie zijn en wat jullie bieden. Bedank hen voor het gesprek op de beurs.
• Volg afspraken op.
• Close the deals.