Financieel beheer

voor

Boekhouding, jaarrekening, financieel plan, cashflowplanning… Je ontsnapt er niet aan als je je onderneming goed wil beheren.



Boekhouding voeren

Misschien krijg je grijze haren bij het idee aan facturen en excelletjes en berekeningen en inkomsten en uitgaven, maar het voeren van een boekhouding is wettelijk verplicht. Toch moet je je boekhouding niet zomaar als een verplicht nummertje zien: je haalt er zelf ook heel wat cruciale informatie uit om zicht te krijgen op je financiële situatie. Best belangrijk, toch? Je bent niet verplicht om een erkend boekhouder of boekhoudkantoor onder de arm te nemen, maar we raden dit toch aan. Zij kennen natuurlijk de knepen van het vak en staan je bij ‘met raad en daad’, zoals dat heet. Zeker als je je boekhouder goed informeert over je business, kan hij je heel gericht advies geven. Als je een boekhouder onder de arm neemt, zorg dan wel dat je zelf ook op de hoogte blijft van de stand van zaken, want de boekhouding blijft jouw verantwoordelijkheid.

Voor jouw boekhouding moet je de volgende dagboeken bijhouden:

  • een aankoopdagboek, met alle facturen, creditnota’s en rekeningen van je leveranciers

  • een verkoopdagboek, met alle facturen en creditnota’s van je klanten

  • een financieel dagboek dat je kan opsplitsen in een kas- en een bankdagboek, en dat alle uitgaven en inkomsten oplijst (zowel cash als via overschrijving)

  • een jaarlijkse inventaris met een beschrijving en een waardering van je goederen/bezittingen, vorderingen, schulden, rechten en verplichtingen van elke aard

Dit lijkt misschien al een hele boterham. Toch is dit nog maar de zogenaamde enkelvoudige boekhouding of zelfs ‘vereenvoudigde’ boekhouding. Kleine ondernemingen — eenmanszaken (in hoofd- of bijberoep), vennootschappen onder firma (vof) en gewone commanditaire vennootschappen (gvc) met een jaaromzet van minder dan 500.000 EUR exclusief btw — hebben hieraan voldoende.

Alle andere zelfstandigen en bedrijven moeten een dubbele boekhouding voeren, waarbij ze niet alleen alle inkomende en uitgaande facturen registreren, maar ook de betaling of ontvangst ervan. Concreet: je boekt in dit geval niet enkel je aan- en verkopen, maar ook de financiële transacties die erbij horen.

Naast het bijhouden van een aankoopdagboek, verkoopdagboek, financieel dagboek en inventaris, komen er voor een dubbele boekhouding nog enkele verplichtingen bij:

  • een algemeen rekeningstelsel (boekhoudplan) volgen

  • een jaarrekening opstellen

  • de jaarrekening laten goedkeuren door de algemene vergadering van jouw vennootschap binnen de zes maanden na de afsluiting van het boekjaar

  • de jaarrekening officieel neerleggen bij de Nationale Bank binnen de dertig dagen nadat de algemene vergadering ze goedkeurde

Jaarrekening en resultaat

Als vennootschap moet je tot slot ook een jaarrekening opstellen. Die bestaat uit vier belangrijke onderdelen.

  • De balans geeft een overzicht van je bezittingen (activa) en je schulden (passiva) op het einde van het boekjaar.

  • De resultatenrekening geeft een overzicht van je uitgaven en inkomsten gedurende het boekjaar.

  • De toelichting geeft een overzicht van alle rechten en plichten en verklaart welke waarderingsregels? gebruikt worden.

  • De sociale balans geeft informatie over het personeelsbestand, personeelsverloop en opleidingen.

Belangrijke cijfers

Jij weet hoe je bedrijf werkt en kent je business vanbinnen en vanbuiten, maar om je financieel management orde te hebben én te houden, moet je ook minstens zicht hebben op de volgende cijfers:   

  • omzet = prijs x volume

  • brutomarge = omzet - variabele kosten. Je brutomarge moet al je vaste kosten kunnen dekken.

  • cash burn: hoeveel geld je effectief uitgeeft

  • banksaldo: het bedrag dat op je bankrekening staat

  • vorderingen: hoeveel openstaande facturen je hebt en wanneer je deze inkomsten gaat ontvangen

  • schulden: hoeveel openstaande facturen je zelf hebt en wanneer je ze gaat betalen

Vergeet nooit dat jij als zaakvoerder verantwoordelijk bent!

Cashflowplanning of kasstroomoverzicht

Een kasplanning, cashflowplanning of kasstroomoverzicht, allemaal verschillende namen voor een plan dat de geldstromen toont die maandelijks je bedrijf binnenkomen en buitengaan. Het geeft dus niet alleen een overzicht van je kosten en je inkomsten (die staan ook in je financieel plan), maar je ziet bovendien wanneer je voor die uitgaven staat en wanneer je mag rekenen op die inkomsten. Met een goede kasplanning kan je jouw financieringsbehoefte bepalen.

Het is jouw zaak je kasstroomoverzicht nauwgezet op te volgen en regelmatig bij te werken. In geldnood komen door zelf te veel uitgaven te doen voordat je klanten de kas weer spekken: het is geen ideaal scenario. Als je zulke planning maakt, krijg je direct het mooiste bewijs dat je absoluut achter de betaling van jouw facturen moet gaan. Een goede cashflow (klanten die op tijd betalen) levert jou het goedkoopste geld dat er is. Bovendien kan je via je cashflowplanning de relaties met je partners onderhouden door hen steeds mooi op tijd te betalen.

Wat levert zo’n kasstroomoverzicht nu concreet op? Ten eerste om een indicatie te krijgen van het geld dat je nodigt hebt per maand of per kwartaal om je facturen en bedrijfskosten te betalen. En ten tweede om te zien wanneer je je inkomsten gaat ontvangen. Het kasplan is een instrument om de financiële situatie van je bedrijf in de toekomst weer te geven. 

In het kasplan ga je op maandelijkse basis al je kosten en inkomsten in kaart brengen. Het geeft de evolutie in de tijd weer van je financiële stromen. Zoals een financieel plan een foto is, kan je zeggen dat het kasplan een video is. Bij het plannen moet je wel rekening houden met de sector waarin je werkt. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je in bepaalde periodes van het jaar grote investeringen moet doen en dat je de inkomsten hiervan misschien pas een jaar later ontvangt. Het is dus belangrijk dat je rekening houdt met betalingstermijnen, seizoenen en markteffecten. Denk goed na over het tijdsaspect van je uitgaven versus je inkomsten. Welke productie- of projectkosten moet je veel vroeger uitgeven in verhouding tot het moment dat de klanten effectief betalingen uitvoeren? Enkel door dit tijdsaspect goed in te schatten, zal je kasplanning tonen welke voorfinanciering je moet dragen: wanneer in het jaar die voorfinanciering valt, hoe diep ze gaan en hoe lang je moet voorfinancieren. Dit tijdsaspect is zeer cruciaal, denk daar dus grondig over na. Zeker in de creatieve sector is dit belangrijk omdat er heel vaak projectgewijs of met collecties gewerkt wordt en er veel voorfinanciering nodig is. Kijk bijvoorbeeld maar naar een productiehuis, een modecollectie, een theatergezelschap of het ontwikkelen van een game.

De geldstromen die in je bedrijf omgaan, vallen uiteen in drie grote componenten:

  • kasstromen van operationele activiteiten: de inkomsten van de verkoop - de kosten van activiteiten
  • kasstromen van investeringen: afschrijvingen - investeringen
  • kasstromen van financiering: geldinjecties van financiële instituten - te betalen interesten

Je maakt een kasplan idealiter op voor een periode van 18 tot 24 maanden, want anders zie je niet ver genoeg vooruit en je vult alle bedragen inclusief btw in.

Stap 1:

Bij het opmaken van je kasplan, start je best met het in kaart brengen van de operationele kasstromen. 

  • Begin met het oplijsten van je vaste kosten. Dit zijn de kosten die je sowieso gaat maken, of je nu veel of weinig verkoopt. Een aantal van deze kosten zullen maandelijks zijn, zodat je de jaarlijkse kost door 12 kan delen. Let wel op met kosten die per kwartaal/semester of jaarlijks betaald worden.
  • Voorzie een post voor ‘onvoorziene’ uitgaven.
  • Bij het invullen van de personeelskosten hou je rekening met de totale loonkost, dus ook met de patronale bijdragen, eindejaarspremies en het vakantiegeld. 
  • Wanneer je deze kosten hebt ingevuld, kan je nadenken over de kosten met betrekking tot je producten en/of projecten. Je kan hiervoor best een tijdslijn opmaken van de verschillende fases van de ontwikkeling tot de verkoop van je project/product.  
  • Hou bij het invullen rekening met de betalingstermijnen die je van je leveranciers krijgt.
  • Eens je alle kosten in kaart hebt gebracht, kan je je inkomsten gaan bepalen. Hou hierbij ook rekening met seizoenseffecten of periodes waarin je verkoop hoger of lager ligt.
  • Hou rekening met de betalingstermijnen die je aan je klanten geeft.

Stap 2:

Eens je je operationele kasstroom hebt in kaart gebracht, kan je de investeringen opnemen in je kasplanning. Je zal deze anders behandelen dan bij je financieel plan, waarbij je afschrijvingen doet. In je kasplan hou je geen rekening met afschrijvingen, maar ga je de hele som op het moment van betaling opnemen. 

Stap 3:

Nu kan je in de template de cumulatieve cashflow aflezen. Hier kan je dus heel duidelijk zien wat je financieringsbehoefte is.

Stap 4:

Uit de cumulatieve cashflow kan je zien wanneer, hoeveel en op welke momenten of voor welke periodes je financiering nodig zal hebben. Deze ga je dan opnemen in de financiële kasstroom.

Om deze periodes te overbruggen, zal je wellicht nood hebben aan financiële steun zoals:

  • persoonlijke inbreng
  • aanvullende inkomsten (bv. extra inkomsten via prijzen of subsidies of, wie weet, een parttime job?)
  • externe financiering

Als je je kasstroomoverzicht goed bijhoudt, zie je dus sneller hoeveel externe financiering je nodig hebt. In het onderdeel over financiering lichten we de verschillende mogelijkheden toe.

Wanneer je op het punt komt dat je inkomsten exact al je kosten en investeringen dekken, ben je break-even. Nadat je dit punt hebt bereikt, zal je bedrijf geld beginnen opbrengen. Reken erop dat je, afhankelijk van de sector, soms pas na een enige tijd op dit cruciale punt bent!

Financieel plan versus resultaat

Toen je je zaak op gang trapte, dacht je waarschijnlijk een financieel plan uit. Bij de opstart van een vennootschap is het zelfs verplicht om een financieel plan op te stellen voor de eerste twee jaar. Is dit het eerste dat je ervan hoort? Dan is het wellicht geen slecht idee om het onderdeel ‘Start je onderneming’ er nog eens bij te nemen.

Als je jouw bedrijf goed wil runnen en tijdig wil kunnen bijsturen, dan moet je je werkelijke resultaten (in de vorm van de jaarrekening en het resultaat) vergelijken met het financieel plan dat je eerder hebt opgesteld. Neem dus de tijd om jaarlijks met jouw boekhouder een stand van zaken op te maken.

Een financieel plan is trouwens niet enkel nuttig wanneer jouw onderneming in zijn kinderschoenen staat. Zelfs een zaak die al jaren draait, is gebaat bij een financieel plan voor het volgende jaar. Vraag jezelf af wat je wil bereiken, hoeveel je wil verkopen, en welke grote uitgaven of investeringen je hiervoor nodig hebt.

Lees in deze pdf alles over 'Administratie en team' in design.

Download de pdf

Tools en templates

Het warm water opnieuw uitvinden heeft geen zin. En je hebt al genoeg andere dingen aan je hoofd. Laat je helpen door onze gebruiksklare documenten.

Events en workshops

De creatieve sector lééft. Dankzij deze events en workshops hou je de vinger aan de pols.