Als je een briefing op papier hebt, lees je deze dus beter goed door, met extra aandacht voor de randvoorwaarden. Werd je mondeling gebrieft en merk je bij het opmaken van de offerte dat bepaalde dingen toch nog niet helemaal duidelijk zijn, dan is het tijd om de telefoon vast te nemen.

Bij het opstellen van je offertes, hou je deze tips in het achterhoofd:

• omschrijf kernachtig de opdracht en vermeld wie de opdrachtgever is

• neem een duidelijke deadline op (een open deur, maar toch…). Hierbij kan je aangeven wanneer je begint, of zeggen tegen wanneer je klant ten vroegste iets mag verwachten.

• splits de kostenposten zoveel mogelijk uit, zodat je klant meteen ziet waar jouw prijs vandaan komt, en wat er allemaal inbegrepen is

• vermeld duidelijk of je met een uurloon werkt (en zo ja, welk) of met een vaste prijs per opdracht

• in een offerte met vaste prijs voeg je ook je uurloon toe voor extra diensten, en vanaf wanneer die aangerekend kunnen worden

• maak afspraken over de productie: lever jij enkel het idee aan, of ook een prototype, of verzorg jij alle communicatie met producenten, drukkers, uitvoerders, onderaannemers? Met andere woorden: wat lever je precies af?

• vermeld duidelijk of iets inclusief of exclusief btw is

• verbind een geldigheidsduur aan je offerte, bijvoorbeeld dertig dagen. Zo vermijd je dat een klant maanden later alsnog de opdracht uitgevoerd wil zien, terwijl jij al een andere weg bent ingeslagen of een andere prijszetting hanteert.

• bedenk of je het in je offerte al moet hebben over intellectuele eigendom. Verkoop je jouw ontwerp integraal, of geef je een licentie? En wat mag een klant doen met jouw design?

• als je niet alleen werkt, verduidelijk je in de offerte wie de opdracht uitvoert. Dat hoeft niet met naam en toenaam, maar de klant zal wél willen weten of zijn opdracht wordt uitgevoerd door een senior of een junior designer.
• leg op voorhand vast of de klant tijdens het proces het ontwerp te zien krijgt en mag bijsturen. Zo’n feedbackmomenten bezorgen jou extra werk, maar het is natuurlijk wel een mooie service die je de klant kan aanbieden.
• als je vaak offertes moet maken, loont het misschien de moeite om eens een advocaat naar je algemene voorwaarden te laten kijken. Heb jij er nodig in jouw ontwerppraktijk?

• maak voldoende werk van een kwalitatieve offerte, maar steek er ook niet té veel tijd in, want een prijsvraag draait ook vaak op niets uit

Een offerte verandert in een bindende opdracht zodra je opdrachtgever een schriftelijk akkoord geeft. Laat klanten dus minstens iets ondertekenen of bevestigen per e-mail, voordat je aan de slag gaat.