Joyce Smet is Project Manager Advies bij Flanders DC en heeft een neus voor cijfers. Heb je als creatieve ondernemer een vraag over je boekhouding, over financieringsmogelijkheden of opstartformaliteiten? Dan ben je bij Joyce aan het juiste adres.

Joyce Smet

Joyce Smet © Charis Boel

Wil je op de hoogte gehouden worden van nieuwe artikels in dit magazine? Schrijf je in op onze nieuwsbrief!

Wat is jouw achtergrond en professionele ervaring?

Ik heb toegepast economische wetenschappen gestudeerd, waarna ik aan de slag ging bij een skate- en surflabel in Frankrijk. Later werkte ik voor een distributiebedrijf in het Verenigd Koninkrijk. Telkens vormde boekhouding een groot deel van mijn job. In 2006 belandde ik bij het voormalige Flanders Fashion Institute waar ik office manager werd. En sinds anderhalf jaar maak ik deel uit van het adviesteam van Flanders DC.

Wat zijn jouw expertises als adviseur bij Flanders DC?

Mijn expertise zit helemaal in de cijfers. Ik geef advies rond boekhouding, financiering en subsidies, maar ook over opstartformaliteiten en ondernemingsvormen. Eigenlijk alles over de praktische kant van een onderneming.

Boekhouding is meestal niet de favoriete bezigheid van creatieve ondernemers. Wat zijn jouw tips wanneer je wil samenwerken met een boekhouder?

Ga voor een boekhouder waarmee het klikt en die begrijpt wat je doet in je professionele leven.

Ik raad ook aan om duidelijke afspraken te maken rond de vergoeding voor het boekhoudwerk en wat betreft de timing voor documenten die je moet bezorgen. Daarnaast is het opportuun om minstens twee keer per jaar een afspraak te maken met je boekhouder om je cijfers te bespreken. Uiteraard bij de afsluiting van je boekjaar, maar ook zes à drie maanden voor de afsluiting, zodat er tijdig bijgestuurd kan worden. Hou ook altijd in je achterhoofd dat jij verantwoordelijk bent voor je cijfers, dus probeer ze dan ook te begrijpen.

Wanneer stel je best een financieel plan op en hoe pak je dat precies aan?

Een financieel plan opstellen is niet altijd verplicht, maar het kan je snel een idee geven van hoeveel je minstens moet factureren om al je kosten te dekken en winst te maken.

Het is een tool die je financiële situatie in kaart brengt en die je kan gebruiken in je zoektocht naar externe financiering.

Probeer zo realistisch mogelijke inschattingen te maken. Start met het in kaart brengen van je vaste kosten. Deze ga je sowieso maken, of je nu veel of weinig verkoopt. Hou hierbij ook rekening met een inkomen voor jezelf. Daarna kan je je variabele kosten bepalen. Deze zullen afhangen van je productie, die dan weer afhangt van je omzet. Ga na of er voor de productie van jouw product minimumhoeveelheden vereist zijn. Bij het bepalen van je omzet moet je inschatten hoeveel je denkt te verkopen. Dat is niet evident, maar hou daarbij zeker rekening met je tijd — wat is haalbaar om te realiseren — en je afzetmarkt, met andere woorden hoe groot de nood aan jouw product is.

Wat is een cashflowplanning en wanneer maak je daar best gebruik van?

Een cashflowplanning of kasstroomoverzicht toont de geldstromen die maandelijks binnenkomen en buitengaan. Het geeft je dus inzicht in wanneer je je inkomsten zal ontvangen en wanneer je je uitgaven dient te betalen. Op die manier wordt het duidelijk of er tijdelijk een tekort zou kunnen zijn door bijvoorbeeld grote vooruitbetalingen. Deze periodes kan je overbruggen met financiële steun zoals een kaskrediet.

Als je je overzicht up-to-date houdt, krijg je ook een goed overzicht van de betalingen van je klanten.

Zorg ervoor dat je uitgaande facturen snel verstuurd en betaald worden. Het zou zonde zijn dat jij je leveranciers niet kan betalen omdat jouw klanten te laat betalen.

Heb je nog tips om je financiële huishouding zo goed mogelijk te voeren?

Hou je uitgaande en inkomende facturen ordelijk bij. Als je met verschillende collecties of projecten werkt, noteer deze dan op je facturen. Noteer ook wanneer en hoe je je facturen betaalt en volg de betalingen van je uitgaande facturen op. Dit klinkt allemaal saai en logisch, maar het zorgt ervoor dat je makkelijk iets terugvindt en het maakt het duidelijker voor je boekhouder.

Ben je btw-plichtig, dan dien je per kwartaal een aangifte te doen en zal je btw moeten doorstorten of terugkrijgen. Hou hier rekening mee, zeker als je meer btw factureert dan je zelf betaalt.

Hou ook het bedrag van je sociale bijdragen in het oog. Deze bijdragen zijn een percentage van je beroepsinkomsten. Vermits deze pas later vastgesteld kunnen worden, betaal je voorafbetalingen en vindt er om de twee à drie jaar een regularisatie plaats. Is je inkomen gestegen, dan laat je je bijdragen aanpassen, zodat je niet voor verrassingen komt te staan en moet bijbetalen.

Heb je een specifieke vraag en wil je daarover graag in gesprek met een van onze adviseurs?

Contacteer het adviesteam! Met joyce.smet@flandersdc.be kan je ook rechtstreeks contact opnemen.