Je team managen

voor

Een zaak managen kan je vaak niet alleen. Hier lees je meer over het aantrekken van personeel en over arbeidscontracten, vakantieregelingen en verloningen.



Soorten samenwerkingen

Een zaak draaiende houden, doe je vaak niet alleen. En dan bestaan er verschillende manieren om met anderen samen te werken.

  • Mede-oprichters
    Als je een vennootschap hebt, dan zijn er waarschijnlijk een of meerdere mede-oprichters. Zij zitten ‘mee in de zaak’: ze delen dus in het ondernemersrisico en, afhankelijk van hun aandeel in de onderneming, in de winst of het verlies. Als je mensen mee opneemt in jouw ondernemingsteam, vermijd je een hoge loonkost wanneer de zaken tegenvallen. Anderzijds wil je meestal ook niet té veel mensen uitnodigen in het core team. ‘2 is te weinig, 3 is te veel’ is een veelgehoorde uitspraak in deze context.

  • Werknemers
    Je kan ervoor kiezen om een medewerker in dienst te nemen voor een bepaalde of onbepaalde tijd. Jij wordt dan de werkgever die aan bepaalde verplichtingen verbonden is. Alle informatie over het aannemen van personeel vind je onder Contracten, lonen en verplichtingen. Ook de website van de Vlaamse Overheid kan je raadplegen.

  • Freelancers
    Het is niet altijd even evident om mensen in vast of tijdelijk dienstverband aan te nemen. Freelancers zijn dan ook vaak een welkom alternatief. Deze medewerkers leveren een op voorhand vastgestelde dienst, tegen een op voorhand vastgelegd tarief. Duidelijkheid troef.

Ben je van plan om met een freelancer in zee te gaan? Dan is een contract zowel in jouw als in zijn belang. Meestal stelt de freelancer dit op. Meer weten? Lees dan zeker het onderdeel over ‘freelance werken’

Je kan als bedrijf een beroep doen op een zelfstandige freelancer of iemand die werkt via een Sociaal Bureau voor Kunstenaars. In het laatste geval val je eigenlijk terug op interimarbeid, maar met specifieke voorwaarden voor artistieke profielen. 

  • Meewerkende echtgeno(o)t(e), helper en toevallige helper
    Werk je als zelfstandige, dan kan je de hulp inroepen van je partner, familieleden of vrienden om je te helpen in je zaak, bijvoorbeeld op drukke momenten. Deze regeling geldt enkel voor natuurlijke personen, niet voor vennootschappen. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen meewerkende echtgeno(o)t(e), helper en toevallige helper. Meer informatie en tarieven van de sociale bijdragen kan je vinden op de website van de Vlaamse overheid en op de website van de Sociale Zekerheid Zelfstandige Ondernemers.

Als je als partner van een zelfstandige (via een huwelijks- of samenlevingscontract) zonder eigen inkomen meehelpt in de zaak, word je beschouwd als meewerkende echtgeno(o)t(e). Je moet je aansluiten bij het sociale verzekeringsfonds van de zelfstandige partner en sociale bijdragen betalen. Je geniet van sociale rechten zoals gezinsbijslagen, pensioen en moederschapshulp. Help je je partner niet op regelmatige basis en minder dan 90 dagen per jaar, dan word je beschouwd als ‘toevallige helper’.

Als je regelmatig een zelfstandige helpt zonder dat je verbonden bent door een arbeidsovereenkomst, ben je een helper en word je zelf ook als zelfstandige beschouwd. Je dient je aan te sluiten bij een sociaal verzekeringsfonds en sociale bijdragen te betalen. Maar je geniet ook van sociale rechten.

Je kan een zelfstandige ook helpen zonder onderworpen te worden aan de sociale zekerheid. Dit kan enkel als de hulp occasioneel en tijdelijk is. In dat geval spreken we van een toevallige helper. Er zijn wel enkele voorwaarden aan verbonden: je mag maximum 90 dagen per jaar helpen, je mag niet getrouwd zijn en je moet jonger dan 20 jaar zijn. Ben je student en ontvang je kinderbijslag, dan ligt de grens op 25 jaar.

De volgende samenwerkingsvormen kom je in de game-industrie waarschijnlijk niet zo gauw tegen, maar voor de volledigheid vermelden we ze toch kort.  

  • Kleine vergoedingsregel (KVR)
    Voor creatieve en artistieke prestaties bestaat er nog een ander type onkostenvergoeding die je als organisatie of als particulier kan aanspreken: de kleine vergoedingsregel. Het gaat hier dus om een vergoeding, niet om loon of een gefactureerd bedrag, waardoor je er niet zomaar onbeperkt gebruik van mag maken (er gelden limieten qua bedrag en aantal dagen).
  • Vrijwilligers
    Je kan alleen vrijwilligers in dienst nemen als je een feitelijke vereniging, een private of een publieke rechtspersoon bent zonder winstoogmerk. Vrijwilligerswerk is ‘onbezoldigd’ en vrijwillig, lees: onbetaald. Je mag vrijwilligers onder bepaalde voorwaarden wel een onkostenvergoeding geven.

  • IBO of individuele beroepsovereenkomst
    Via dit contract geef je aan een werkzoekende zonder enige ervaring de kans om in jouw bedrijf aan de slag te gaan voor een periode van 1 à 6 maanden. Na afloop werf je de werkzoekende aan met een contract van onbepaalde duur. Tijdens de duur van het IBO-contract betaal je als werkgever geen loon of RSZ (enkel een vaste premie per maand aan de VDAB) en sluit je een arbeidsongevallenverzekering en burgerlijke aansprakelijksheidsverzekering af. Lijkt jou dit wel wat? Begeef je dan naar de website van de VDAB.
  • Opleidingsstage
    Via de opleidingsstage bied je werkzoekenden die een opleiding volgen bij de VDAB of een onderwijspartner, een stageplaats aan. Dit is ideaal voor hen en voor jou: voor hen omdat ze zo al eens proeven van het werkleven en voor jou omdat je tijdelijk (en gratis!) een extra gemotiveerde medewerker kan inschakelen. Uiteraard volg je je stagiair op en schrijf je een stagerapport, maar verder zijn er aan een opleidingsstage weinig verplchtingen verbonden. Meer informatie vind je op de website van de VDAB.
  • BIS of beroepsinlevingsstage
    Wil je iemand op vrijwillige basis stage laten lopen? Dat kan via een BIS of beroepsinlevingsstage. Zo'n BIS is geen arbeidsovereenkomst, maar een opleidingscontract waarbij de kandidaat vaardigheden en competenties worden aangeleerd op de werkvloer. Je betaalt geen loon of RSZ, enkel een stagevergoeding die onderhevig is aan bedrijfsvoorheffing. Je sluit daarnaast een arbeidsongevallen- en burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering af. Je dient ook een opleidingsplan opstellen dat goedgekeurd moet worden door de VDAB. Meer info vind je op de website van de VDAB.
  • Werkplekleren
    Via de VDAB worden er verschillende interessante formules aangeboden om iemand op te leiden op de werkvloer. IBO, opleidingsstage en BIS worden hierboven toegelicht, maar er zijn nog enkele andere mogelijkheden. Meer informatie over werkplekleren vind je op de website van de VDAB.

De juiste mensen aannemen

De juiste mensen aan boord halen én houden is geen sinecure. Je wil natuurlijk een kandidaat aanwerven die niet alleen gedreven is, maar die bij voorkeur ook de juiste (technische) kennis en ervaring in huis heeft én die sociaal vaardig is. Teveel gevraagd? Nee hoor! Onze tips helpen je om de perfecte speld in de kandidatenhooiberg te vinden.

  • Maak werk van een aantrekkelijke en duidelijke vacature
    Het is belangrijk om goed na te denken naar welk profiel of welke persoonlijkheid je precies op zoek bent, en een beslissing te nemen over de benaming van de job die je aanbiedt. Alleen zo kan je ervoor zorgen dat je vacature de juiste mensen aanspreekt. Geef in je vacature voldoende info over je bedrijf, de functie-inhoud, plaats in het organigram, verwachte resultaten, vereiste kennis en vaardigheden, arbeidsvoorwaarden en -omstandigheden,... Potentiële kandidaten moeten kunnen afleiden of de job in kwestie wel iets voor hen is.

  • Verspreid de vacature via de juiste kanalen
    Beslis waar je je vacature zal publiceren en via welke kanalen je ze zal verspreiden. Je website en social media zijn voor de hand liggende opties, maar daarnaast kan je ook generieke of gespecialiseerde vacaturesites inschakelen en een beroep doen op je netwerk. Haal alvast wat inspiratie uit de lijst met vacaturewebsites.

  • Stel een helder selectie- en aanwervingsplan op
    De sollicitatiebrieven en de cv’s druppelen (of stromen) binnen. Wat nu? Een duidelijke selectieprocedure houdt rekening met hoe lang kandidaten kunnen solliciteren, hoe de preselectie zal gebeuren, hoe de gesprekken zullen verlopen (wat wil je weten en hoe ga je dit te weten komen?), hoeveel rondes je wil organiseren en of daar ook tests bij horen. Leg vooraf vast hoe en wanneer je de kandidaten op de hoogte wil brengen van je uiteindelijke beslissing, zodat je die informatie meteen bij de aanvang van de selectieprocedure kan meegeven.

Heb je te weinig tijd om dit zelf te organiseren? Of krijg je die ideale kandidaat maar niet te pakken? Dan kan je de hulp inroepen van de VDAB of van een recruteringsbureau. Zo’n bureau is gespecialiseerd in het aanwerven van de juiste profielen en neemt je de administratieve en organisatorische last van je schouders. Die service gaat uiteraard gepaard met een extra kost.

Contracten, lonen en verplichtingen

Je vacature is uitgeschreven, maar er komt nog heel wat meer kijken bij het aanwerven van personeel. Voor je kan beginnen denken aan een koffiemok met de naam van je nieuwe werknemer, moet je een heleboel wettelijke verplichtingen nakomen. Je moet zorgen voor een contract en loon, de officiële indiensttreding regelen én dan nog weten wat je moet doen als je werknemer ziek wordt of met vakantie wil.

We sommen hier de basisregels op. Afhankelijk van jouw concrete situatie moet je misschien nog rekening houden met een aantal extra’s. Daarom neem je voor de zekerheid het best een sociaal secretariaat onder de arm. Zij maken je niet alleen wegwijs in de regelgeving, maar adviseren je ook en nemen je een heel aantal praktische zaken uit handen.

Om de totale jaarkost van het loon te berekenen, doe je de maandelijkse loonkost x 13,92 maanden. Zo is het vakantiegeld en een dertiende maand meegerekend.

Voor de aanwerving van je eerste zes werknemers kan je genieten van een vermindering van de RSZ-werkgeversbijdragen. Voor de eerste werknemer geldt er zelfs een bijna volledige vrijstelling. Meer informatie over deze maatregel en over de omvang van de steun kan je vinden op de website van VLAIO.

Wettelijke verplichtingen

Personeel gezocht! Voordat je je nieuwe werknemers mag verwelkomen, moet je er als bedrijf ook wettelijk helemaal klaar voor zijn. Haal diep adem en pak de volgende vier zaken aan:

breng je RSZ-nummer in orde

  • Je moet je aanmelden bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ), je registreren als werkgever en je RSZ-nummer aanvragen. Je kan dit zelf online doen of in een van hun kantoren of via je ondernemingsloket
  • Alle info over je administratieve verplichtingen bij de RSZ vind je op website van de Sociale Zekerheid.
  • Je kan hiervoor ook (tegen betaling) gebruik maken van een erkend sociaal secretariaat. Zij regelen al de administratieve zaken en zullen je advies geven over de regelgeving.

stel een arbeidsreglement op

  • De inhoud van je arbeidsreglement kies je natuurlijk niet helemaal zelf. Je moet niet alleen opnemen welke regels je als bedrijf wil laten respecteren; er moeten ook een aantal wettelijke zaken aan bod komen.
  • Voor meer informatie verwijzen we je graag naar de website van de federale overheid. Je vindt er ook enkele handige modeldocumenten.

sluit een arbeidsongevallenverzekering af

  • Voor je een werknemer in dienst neemt, moet je een arbeidsongevallenverzekering afsluiten. De verzekering voor burgerlijke aansprakelijkheid is niet verplicht, maar zeker het overwegen waard, want ze beschermt je bijvoorbeeld tegen schade die jouw werknemer bij een klant veroorzaakt. Je wint het best informatie in bij een verzekeringskantoor in je buurt.

sluit je aan bij een Externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het werk

  • De Belgische wet bevat heel wat regels om de risico’s op het werk te beperken en ervoor te zorgen dat werknemers zich veilig en gezond voelen.
  • Daarom moet elk bedrijf bijvoorbeeld een preventieadviseur hebben. Als kleine organisatie acht je het misschien niet haalbaar om zelf een preventiedienst uit te bouwen. Geen nood: je kan hiervoor terecht bij een extern bedrijf. Je hebt de keuze uit een hele lijst van door de overheid erkende organisaties.

Arbeidscontract

Als je op zoek gaat naar een werknemer, moet je ook duidelijkheid scheppen over het soort contract dat je aanbiedt: eentje van onbepaalde of van bepaalde duur. De verschillen op een rijtje:

  • arbeidscontract van onbepaalde duur
    De naam van het contract zegt het al: in dit geval heb je geen einddatum vooropgesteld en neem je iemand voor onbepaalde tijd in dienst. Dit soort contract wordt als standaard aanzien.

  • arbeidscontract van bepaalde duur
    In dit contract neem je de duurtijd van de arbeidsperiode op. Dit kan een kalenderperiode zijn, de looptijd van een bepaald project of tot een afwezige werknemer terugkomt. Er is geen minimale of maximale periode verbonden aan zo’n contract van bepaalde duur.

Als je een werknemer aanwerft, stel je best een arbeidscontract op waarin je de gegevens van beide partijen opneemt en afspraken over het loon, de arbeidsduur, de functie, eventuele extra vakantiedagen en wettelijke verplichtingen vastlegt. Hierin verwijs je naar het arbeidsreglement. Meer info vind je op de website van de Vlaamse overheid. Ook je sociaal secretariaat kan je hierbij verder helpen. Zij hebben vaak modelcontracten die je kan raadplegen. Zo heeft SD Worx een aantal handige modeldocumenten uitgewerkt, waaronder een voorbeeld van een arbeidscontract van onbepaalde duur.

Download een voorbeeldovereenkomst voor een creatief profiel.

Verloning

Zelfs al is geld niet de voornaamste drijfveer van de enthousiaste werknemers die je in huis haalt, toch zullen ze er niet vrolijk van worden als je hun salaris niet uitbetaalt. Zo’n maandelijks salaris valt uiteen in twee delen: de primaire en de secundaire arbeidsvoorwaarden.

  • De primaire arbeidsvoorwaarden zijn de belangrijkste. Het gaat om het maandelijkse brutoloon, het aantal werkuren per week en de vakantietoeslag die je maandelijks aan je werknemer betaalt. Je moet er steeds rekening mee houden dat het brutoloon niet lager is dan het GGMMI (Gewaarborgd Gemiddeld Minimum Maandinkomen). Om dit bedrag te kennen, ga je kijken onder welk paritair comité je valt en welke baremalonen er gelden. Voor meer info, één adres: de website van de federale overheid.

  • Met secundaire arbeidsvoorwaarden kan je het aantrekkelijker maken om voor jouw bedrijf te komen werken. Dat zijn bijvoorbeeld flexibele werktijden, opleidingsmogelijkheden en extralegale voordelen. Een greep uit het aanbod: pensioenregeling, reisvergoeding, gsm, laptop, tankkaart, vakantiegeld, maaltijdcheques of een bedrijfswagen. Ook hierover vind je meer info online.

Spreek met je toekomstige werknemer steeds een brutoloon af en geen nettoloon. Weet wel dat dit brutoloon niet de totale loonkost is. Hieronder vind je een overzichtje: 

 


Loonkost = brutoloon + werkgeversbijdragen RSZ van +/- 32% op brutoloon
 

 


Brutoloon

- Werknemersbijdragen RSZ van 13,07% op brutoloon

------------------------------------------------------------------------

= Belastbaar inkomen

- Bedrijfsvoorheffing

------------------------------------------------------------------------

= Nettoloon
 

Administratie na aanwerving

Je hebt de juiste persoon gevonden voor de job. Je weet wie je gaat aanwerven en het contract is getekend. Dan resten jou nog vier belangrijke taken:

neem contact op met je lokaal ontvangstkantoor voor de ingehouden bedrijfsvoorheffing

  • Je contacteert je ontvangstkantoor van de directe belastingen om de nodige stortingen te doen voor de ingehouden bedrijfsvoorheffing. Deze ingehouden bedrijfsvoorheffing is een voorschot op de inkomstenbelastingen die geheven worden op de beroepsinkomsten.
  • Hoor je het in Keulen donderen? Niet erg: het onderdeel over financieel beheer gaat hier dieper op in.

schrijf je nieuwe werknemer in via de DIMONA-aangifte

  • Geef je nieuwe werknemer aan bij de RSZ aan de hand van de zogenaamde DIMONA-aangifte. Je moet hem niet alleen inschrijven voordat hij begint te werken, maar ook uitschrijven wanneer hij je bedrijf verlaat. Vergeet je dit in orde te brengen, dan kan je hiervoor een boete krijgen.

vergeet de aansluiting bij het kinderbijslagfonds niet

  • Dit moet je binnen de negentig dagen na de indiensttreding regelen.
  • Je kan hierover meer informatie inwinnen bij je ondernemingsloket.

zorg voor een goede opvolging

  • Bezorg je werknemer op tijd zijn loonfiches, belastingfiches en individuele rekeningen.

De website van UNIZO staat vol extra informatie en tools die nuttig zijn bij het aanwerven van personeel.

Afwezigheden: vakantie en ziekte

Vakantie

De meest gemotiveerde en energieke werknemers zijn zij die er af en toe eens tussenuit gaan om op adem te komen. Het aantal vakantiedagen waar je werknemer recht op heeft, hangt af  van zijn prestaties van het jaar ervoor. Heeft hij het vorige kalenderjaar voltijds gewerkt (38 uren per week), dan mag hij twintig betaalde verlofdagen nemen.

Daarnaast kan een werknemer nog andere soorten vakantiedagen of afwezigheden inroepen. De meest bekende voorbeelden zijn:

Wie graag een overzicht heeft of meer wil weten over al deze types van afwezigheden, moet op de website van de federale overheid zijn.

Ziekte

Je werknemer werd al een paar dagen geplaagd door keelpijn en is uiteindelijk geveld: een paar dagen thuis, doctor's orders. Hij moet jou dan een medisch attest bezorgen. Vergeet niet om de procedure hierrond op te nemen in je arbeidsreglement. (Formuleer bijvoorbeeld een antwoord op vragen als: hoe moet de ziekte gemeld worden? Wanneer moet het ziektebriefje binnen zijn? Wat bij een verlenging?)

Een zieke werknemer heeft recht op een gewaarborgd loon gedurende de eerste dertig kalenderdagen van de ziekte. Nadien valt hij terug op de ziekenkas en ontvangt hij een uitkering.

Lees in deze pdf alles over 'Administratie en team' in gaming.

Download de pdf

Tools en templates

Het warm water opnieuw uitvinden heeft geen zin. En je hebt al genoeg andere dingen aan je hoofd. Laat je helpen door onze gebruiksklare documenten.

Events en workshops

De creatieve sector lééft. Dankzij deze events en workshops hou je de vinger aan de pols.