Ze vormt niet meteen de kern van jouw onderneming, maar wél de basis. En die basis moet stevig zijn, zodat jij je creatieve werk kan doen. Wat verstaan we hieronder? De juiste verzekeringen afsluiten en correcte facturen opmaken. Gelukkig vertellen we je ook meteen wie jou kan helpen bij je administratie. Geen dank!

Je staat wellicht niet te springen om het kluwen aan — al dan niet verplichte — verzekeringen uit te pluizen, en daar geven we je zeker geen ongelijk in. Gelukkig sta je er niet alleen voor. Je kan als ondernemer een beroep doen op professionals die ‘administratie’ als moedertaal hebben. Je wist wellicht al dat je maar beter een boekhouder onder de arm neemt, maar er zijn nog tal van andere organisaties die jou de bomen door het bos van de administratie kunnen laten zien. Let wel: op het einde van de rit ben jij verantwoordelijk. Zorg er dus voor dat je toch op de hoogte blijft van wat je partners in jouw naam of in de naam van jouw bedrijf regelen.

• Een boekhouder houdt letterlijk jouw financiële ‘boeken’ bij, maar regelt ook de btw-aangifte, de jaarrekening en jouw belastingaangifte. Bij die laatste klus wijst hij jou ook meteen de optimale weg in het belastingssysteem, als het even kan.

• Een lijst van erkende ondernemingsloketten vind je op de website van de FOD Economie. Zij zijn het aanspreekpunt voor ondernemingen en voeren een aantal (verplichte) administratieve taken uit, zoals de inschrijving en registratie in het KBO, vergunningsaanvragen,...

• ​​​​Het sociaal verzekeringsfonds regelt alle administratie rond je sociale zekerheid. Je betaalt je sociale bijdragen aan hen en zij zorgen voor je sociale bescherming en de uitbetaling van je sociale rechten zoals pensioen, kraamgeld,... Bij hen kan je je ook aanvullend verzekeren om te kunnen genieten van dezelfde rechten als werknemers, zoals bijvoorbeeld het gewaarborgd inkomen of het vrij aanvullend pensioen voor zelfstandigen. Op de website van het RSVZ vind je een overzicht van erkende sociale verzekeringsfondsen.

• Een sociaal secretariaat regelt alles voor je loonadministratie, zowel voor jezelf als zaakvoerder als voor je personeel. Het sociaal secretariaat doet de aangifte bij aanwerving, berekent vakantiegeld, zorgt voor de sociale documenten, berekent en stort voorschotten RSZ door, berekent de bedrijfsvoorheffing en geeft juridisch advies rond tewerkstelling. Op de website van het USS vind je een overzicht van erkende sociale secretariaten.

Hoewel je als ondernemer vooruit wil en waarschijnlijk liever niet al te veel stilstaat bij wat er allemaal kan mislopen, is het belangrijk dat je goed nadenkt over de verzekeringen die je gaat afsluiten om jezelf en je bedrijf te beschermen tegen onvoorziene tegenslagen. Er zijn verschillende soorten risico’s waarmee je rekening moet houden: persoonlijke risico’s, aansprakelijkheidsrisico’s en bedrijfsschaderisico’s. 

• Persoonlijke risico’s: als zelfstandige krijg je niet dezelfde uitkeringen als loontrekkenden. Denk hierbij aan ziekte, ongeval, werkloosheid en pensioen. Hiervoor kan je je dan ook extra indekken.

• Aansprakelijkheidsrisico’s: als zelfstandige kan je aansprakelijk gesteld worden voor schade aan derden (door jezelf, je personeel of je producten).

• Bedrijfsschaderisico’s: ook je bedrijfsmiddelen, zoals je wagen, je gebouw of je machines, kunnen schade oplopen of berokkenen aan derden.

Bepaalde verzekeringen zijn wettelijk verplicht, andere vloeien voort uit een contractuele verbintenis. We geven je een overzicht van verplichte verzekeringen en verzekeringen die aangeraden worden, maar ook de website van Assuralia biedt een schat aan informatie, net als je eigen verzekeringsmaatschappij of -makelaar. Laat je door hen begeleiden als je een polis afsluit (let op de kleine lettertjes!).

Een aantal verzekeringen zijn wettelijk verplicht, tenminste als jij of je personeel over een wagen beschikken, als je überhaupt mensen hebt die voor jou werken, of als je eigenaar bent van een bepaalde bedrijfsruimte. Even verduidelijken…

Als jij of je personeel in bedrijfswagens rondrijden, ben je verplicht een autoverzekering BA af te sluiten. Een omniumverzekering is zeker een goed idee, maar geen wettelijke verplichting.

Heb je personeel in dienst, dan moet je een arbeidsongevallenverzekering nemen. Onder personeel vallen niet alleen de mensen die rechtstreeks voor jou werken (arbeiders, bedienden, jobstudenten), maar ook personeel dat je in dienst hebt via een IBO-contract. Je moet deze verzekering afsluiten voor de eerste tewerkstelling.

Als je eigenaar bent van een bedrijfsgebouw, doe je er goed aan een brandverzekering af te sluiten. Dan ben je niet alleen beschermd als je materiële schade hebt, maar ook tegen burgerlijke aansprakelijkheid. Huur je je bedrijfsruimte? Afhankelijk van je huurcontract zal je al dan niet een huurdersaansprakelijkheidsverzekering moeten afsluiten. Als huurder kan je tot slot ook een brandverzekering voor je inboedel nemen.

Je kan jezelf als ondernemer voor vanalles en nog wat verzekeren. We lijsten hieronder de meest courante verzekeringen op, maar dit zijn zeker niet de enige opties die in jouw geval interessant kunnen zijn. Het is dus van belang dat je zelf nagaat wat jij en je bedrijf specifiek nodig hebben.

Deze verzekering dekt jou of je onderneming tegen de materiële, lichamelijke of immateriële schade die je tijdens de uitbating of uitvoering van je activiteiten zou kunnen toebrengen aan derden. Er bestaan verschillende varianten van: BA-uitbating, BA-producten of na levering, professionele BA voor bedrijven die hoofdzakelijk intellectuele activiteiten hebben, BA-bestuurder,...

Je denkt er waarschijnlijk liever niet aan, maar wanneer je als zelfstandige of als zaakvoerder van je vennootschap door ziekte of een ongeval niet meer (of slechts gedeeltelijk) kan werken, krijg je via het ziekenfonds maar een beperkte uitkering. Om dit risico te dekken, kan je een verzekering ‘gewaarborgd inkomen’ afsluiten, waardoor je een vervangingsinkomen ontvangt. Je vraagt hierover het best advies aan je makelaar, want de premies verschillen natuurlijk naargelang het vervangingsinkomen dat je voor ogen hebt.

Deze verzekering komt voor jou en je personeel tussenbeide in eventuele ziekenhuiskosten.  Er is een kluwen aan verschillende soorten polissen op de markt, dat je bij voorkeur samen met je makelaar ontwart om te kijken wat voor jou de beste keuze is.

Deze verzekering verdedigt jouw rechten wanneer je schade hebt geleden of hebt veroorzaakt. Vaak wordt ze als een optie bij een andere verzekering (bv. een autoverzekering) genomen, maar het kan ook interessant zijn om een aparte rechtsbijstandverzekering af te sluiten. Dan ben je vaak ruimer gedekt en vermijd je belangenconflicten.

Als je als particulier of als vereniging een evenement organiseert, kan je een BA-evenementen afsluiten. Deze verzekering beschermt jou, de vereniging, de (vrijwillige) medewerkers en de leden bij eventuele fouten die schade berokkenen aan derden. Vraag informatie bij je makelaar, want het zou best kunnen dat dit opgenomen is in je BA-polis.

Als je deelneemt aan tentoonstellingen of beurzen, loop je natuurlijk heel wat risico’s. Je moet je product bijvoorbeeld vervoeren, om maar één mogelijke struikelblok te belichten. Gelukkig kan je je goederen of tentoongestelde werken verzekeren van A tot Z. Met ander woorden: vanaf het begin van het transport, tijdens de opbouw en afbraak van je stand, gedurende de tentoonstelling of beurs, totdat ze weer veilig en wel terug in je bedrijf zijn. Hiervoor heb je een ‘van nagel tot nagel’-verzekering nodig.

Zodra je jouw product hebt verkocht, wordt het risico dat er iets mee gebeurt het probleem van de klant die het aanschafte. Maar geef je je producten in consignatie aan een winkel om te verkopen, dan blijf jij de eigenaar en wordt het dus belangrijk om goede afspraken te maken rond het verzekeren van de goederen. Ook als je deelneemt aan een pop-upevent van derden (of een ander type verkoopevent) is het cruciaal dat je duidelijk afspreekt wie mogelijke schade, diefstal of verlies covert.

Als je je goederen ‘Ex Works’ verkoopt, staat de klant in voor de kost van het transport en is hij ook verantwoordelijk voor het product vanaf het moment dat het het magazijn verlaat (bv. wanneer de goederen onderweg verloren of beschadigd raken).

Telkens je iets verkoopt, moet je een factuur opmaken. En loopt er eens iets mis, dan kan je een creditnota opstellen om een eerder uitgeschreven factuur te compenseren.

Op je facturen moet deze informatie duidelijk te vinden zijn:

• het woord ‘factuur’ (of ‘creditnota’), de datum en het volgnummer
• de naam, het adres en de ondernemingsvorm
• je ondernemingsnummer/btw-nummer
• je bankrekeningnummer
• de naam van je bankinstelling, los van het rekeningnummer
• een omschrijving van de geleverde goederen of diensten, met hoeveelheden en prijzen erbij
• het btw-bedrag
• los van het btw-bedrag, ook het btw-tarief en maatstaf voor de heffing van btw
• de algemene voorwaarden
• de naam, het adres en de ondernemingsvorm (in geval van vennootschap) van je klant
• het ondernemingsnummer en btw-nummer van je klant
• de prijs met correcte munteenheid
• de reden van vrijstelling indien je btw-vrij factureert
• de datum van levering
• een aantal specifieke vermeldingen zijn vereist in geval van levering binnen de EU of buiten België

Voor het meest professionele resultaat, mogen natuurlijk ook je logo en een mooie lay-out niet ontbreken.