Ga je met je bedrijf naar een grootse beurs zoals Maison&Objet, White (Milan Fashion Week) of Gamescom? Bereid je dan goed voor om het maximale rendement uit je aanwezigheid te halen. Want een beurs of conferentie biedt wel vele opportuniteiten, maar enkel een goede voorbereiding zorgt ervoor dat je ook effectief terugkeert met de gewenste resultaten.

Wil je op de hoogte gehouden worden van nieuwe artikels in dit magazine? Schrijf je in op onze nieuwsbrief!

Belgium is Design, Maison&Objet 2018 © Marek Swoboda

Belgium is Design, Maison&Objet 2018 © Marek Swoboda

Voor de beurs

  • Bepaal op voorhand zorgvuldig je doelstellingen. Wil je een product lanceren en ben je op zoek naar pers? Of wil je verkopen? Welke omzet heb je daarbij voor ogen? Wil je partners, producenten of investeerders aantrekken? In een bepaalde markt? Benoem je doelstellingen zo concreet mogelijk en bepaal je prioriteiten. Een beurs kan je heel wat bieden, maar zonder focus op jouw belangrijkste doelstellingen, loop je veel mis.

  • Check of er geen subsidies of steunmaatregelen bestaan die je kunnen helpen voor je reis of beursstand en -materiaal. Verschillende organisaties zoals FIT, VLAIO en Flanders DC kunnen je hierin wegwijs maken. Zo heeft FIT subsidies voor beursbezoeken en voor vertalingen van digitaal materiaal en organiseert ze zelfs groepsstanden die vaak veel voordelen bieden. Vaak moet je op voorhand je aanvraag doen. Zorg dat je weet wat en hoe. Meer over ondersteuning vanuit de overheid vind je in onze ondernemersgids.

  • Bereid je stand voor. Wat wordt door de organisatie geregeld en wat moet je zelf voorzien? En tegen wanneer? Lijst deadlines voor verzending van materiaal op en zorg ervoor dat jouw logo en ander communicatiemateriaal tijdig aangeleverd wordt bij de beursorganisator. Zijn jouw demo’s klaar? Heb je gedacht aan flyers, brochures of prijslijsten? Voorzie je merchandise? En heb je nog genoeg visitekaartjes?

  • Minstens even belangrijk is eigenlijk hoe jij erbij zal staan. Wees fit. Het is misschien een no-brainer, maar zorg in de dagen vooraf dat je uitgerust bent. Ga naar de kapper indien nodig, denk na over een gepaste outfit en comfortabele schoenen. 

  • Bereid een persdossier voor zodat je pers gemakkelijk iets kunt doorsturen. Heb je er al één? Zorg dan dat die up-to-date is met jouw laatste foto’s, producten en samenwerkingen. Contacteer indien nodig een pr-bureau om je hierbij te helpen, vooral wanneer je zelf geen tijd of expertise hierin hebt of wanneer je (nog) geen uitgebreid netwerk hebt. Idealiter start je de zoektocht daarnaar ongeveer twee maanden op voorhand op (dat geeft je de tijd om verschillende bureaus te contacteren en gegrond de juiste te selecteren). Vraag hierbij zeker naar referenties.

  • Laat iedereen weten dat je aanwezig zal zijn op de beurs! Al je contacten, klanten, partners mogen op de hoogte zijn. Wie weet zullen zij er ook zijn of kennen ze er mensen die voor jou interessant kunnen zijn.

  • Gebruik je sociale media. Bereid wat updates voor die je tijdens de beurs makkelijk kunt delen. Bepaalde boodschappen die je wil verspreiden kan je gerust op voorhand klaarzetten.

  • Bereid een of meerdere pitch talks voor. Een beurs is hectisch en lawaaierig. Vaak hebben mensen er weinig tijd, dus zorg ervoor dat je duidelijk en enthousiast in enkele minuten iemand kan uitleggen (of nog beter, warm maken) voor je zaak. Als je verschillende types mensen wil zien (bijvoorbeeld buyers, publishers, pers, distributeurs), zorg dan voor een verschillende boodschap per doelgroep. En idealiter een korte en lange versie van elk.

  • Check andere standhouders, partners en eventuele sprekers. Het vraagt tijd, maar doe research naar interessante namen die aanwezig zullen zijn. Creëer een database met prospecten. Voeg ze al toe op LinkedIn. Noteer hun standplaats en leg een afspraak vast of plan tijd in je dagschema om even langs te gaan.

  • Leg al op voorhand zoveel mogelijk afspraken vast. Verzend e-mails naar de prospecten en je bestaande contacten die er ook aanwezig zullen zijn. Wachten op interessante voorbijgangers levert slechts zelden een interessant contact op. Zorg dat je afspraken hebt gemaakt met de mensen die je echt wilt zien. Hou wel wat tijd vrij in je schema voor spontane ontmoetingen (want die zijn er altijd op een beurs).

  • Maak een planning op: Wie is wanneer aanwezig? Wanneer heb ik afspraken? Welke standen wil ik zelf bezoeken? Maak voor jezelf een agenda met mogelijke tijdslots voor contacten.

Belgian Focus, White, Milan Fashion Week 2019, go as u.r

Belgian Focus, White, Milan Fashion Week 2019, go as u.r

Tijdens de beurs

  • Je stand moet up and running zijn wanneer de beurs start. Je prospect heeft geen tijd om te wachten tot je je demo hebt klaargezet of tot je die ene stoel netjes hebt gepositioneerd. 
  • Laat je stand nooit onbemand achter. 
  • Sta op de stand. Wees aanspreekbaar, zit niet op je smartphone of laptop te werken. Zit niet met collega's gezellig te kletsen. Je mist soms zo heel belangrijke opportuniteiten.
  • Zorg ervoor dat je er netjes uitziet en steeds genoeg visitekaartjes bij hebt. Draag je badge of t-shirt met je bedrijfslogo goed zichtbaar. 
  • Vaak hebben beurzen tools om conversaties te vergemakkelijken. Hetzij via de deelnemerslijst op de website, hetzij via een mobiele app waar je mensen kan toevoegen, contacteren en hun planning kan bekijken. Ideaal om afspraken vast te leggen, nieuwe mensen te leren kennen of om te weten waar en wanneer je best aanwezig bent.
  • Zet in op networking, meeting, pitching. Stap uit je comfortzone en probeer een conversatie op te starten waar en wanneer mogelijk. Maak je er niet vanaf met een e-mail. Ga de mogelijk interessante persoon voor jou opzoeken. Mingle. Als je babbeltjes slaat of mensen ontmoet, probeer dan steeds een naam te pakken te krijgen, zodat je ze achteraf nog kan contacteren of toevoegen op LinkedIn.
  • Is verkopen echt niet jouw ding? Overweeg dan om een agent of professionele verkoper in te schakelen. Dat kost geld maar het levert je wellicht meer inkomsten op dan wanneer je er zelf gaat staan en de klanten niet tot bij jou krijgt.
  • De ideale pitch-meeting:
    • 5 minuten: intro/small talk. Ga na wie er voor je zit. Begin geen uitgebreide presentatie als er bijvoorbeeld iemand voor je zit die advertentieruimte voor een magazine wil verkopen.
    • 10 minuten: pitch talk (zie hierboven)
    • 10 minuten: antwoord
    • 5 minuten: outro. Wat ga je nog doen op de beurs? Naar welke netwerkdrinks ga je? Leg een follow-up actie of afspraak vast.
    • achteraf: Neem nota's van je meeting en noteer de follow-upactie. 
  • Social media kunnen helpen om de juiste mensen en influencers op jouw stand te krijgen. Post geregeld updates met inspirerende of enthousiasmerende foto's. Kijk welke hashtags er zoal gebruikt worden op de beurs.
  • Laat de afterparties of netwerkdrinks niet links liggen. Vaak worden daar de echte businessdeals gesloten. In een ontspannen sfeer wordt soms meer geluisterd naar je verhaal en wordt vaak de basis gelegd voor een vruchtbare deal. Feestjes en drinks zijn dus zeker ook 'part of the job' en geen vrijblijvend extraatje.
Gamescom 2019

Gamescom 2019

Na de beurs

  • Deel insights en fotogenieke momenten via een blogartikel, een interview in de (vak)pers of social media.
  • Voeg je nieuwe contacten toe op LinkedIn.
  • Mail naar je contacten achteraf. Maak een korte recap van wie jullie zijn en wat jullie bieden. Bedank hen voor het gesprek op de beurs. Plan meteen een opvolg meeting in met de interessante contacten. Wacht hier niet te lang mee.
  • Volg afspraken op. Close the deals.

Bovenstaande tips haalden we uit een eerder Lab ‘Prepare the fair’ dat Flanders DC organiseerde voor de gamesector.