Wil je het klein houden of droom je net van heel groot? Kies een fabrikant die qua kwaliteit, minimum order quantities (MOQ's), targetprijs, en ontwikkelingskosten op hetzelfde niveau zit, om vervelende situaties in de toekomst te voorkomen. Een voorbeeld: Italiaanse handtassenateliers hadden het recent wat minder druk en wilden nieuwe klanten aantrekken met lagere minima - wat voor een starter erg interessant kan zijn. Maar dat aanbod was tijdelijk, het minimum werd een seizoen later weer opgetrokken naar aantallen waar een beginnend merk niets mee kan. Zo’n situatie is niet alleen zonde omwille van de financiële investering, maar ook om de tijd en energie die je in de opstart hebt gestopt. 

Wees daarnaast ook realistisch: voor 20 euro per tas kun je geen Italiaanse kwaliteit verwachten. Pols naar wat andere merken aan de fabrikant betalen, hoe groot hun bestelling is, welk materiaal ze gebruiken, hoe het met de afwerking zit. Want alles heeft natuurlijk een impact op de kosten. In Italië kom je veel duurder uit dan in bijvoorbeeld Portugal of India. Voor de ontwikkeling van een handtas alleen al betaal je bij een Italiaanse high-endfabrikant makkelijk 2.500 euro. In India is dat 200 à 300 euro, terwijl het product even goed gemaakt kan zijn. 

Check tot slot wat er onder het afgesproken budget valt. Misschien heb je een goede prijs onderhandeld, maar speel je de winst kwijt omdat de quality check niet inbegrepen was. Sommige fabrikanten rekenen tevens dossierkosten aan, wanneer ze moeten exporteren vanuit pakweg India of China. Die 200 euro per shipping moet je meenemen in je berekening. Wees dus zo transparant mogelijk naar de fabrikant toe en vraag hem zelf ook uit. Zorg dat je op eenzelfde lijn zit en dezelfde doelen nastreeft, zodat het niet al van bij de start een mismatch is.

Netwerken is de sleutel tot succes. Het vergroot de kans op contacten die waardevol zijn voor jouw project. Als je met lederwaren werkt, is Lineapelle in Milaan een must, de grootste Europese beurs voor leer. Twee keer per jaar verzamelt er iedereen die ook maar iets met lederwarenproductie te maken heeft. "Ik trek er alleen naartoe", vertelt Liesbet Verstraeten, "in je eentje lijk je meer open te staan voor sociaal contact." De beurs is enorm: het gaat van hardware voor handtassen tot bepaalde soorten zolen. Doe dus vooraf je huiswerk en spreek mensen aan. Iedereen heeft er wel iets te maken met jouw business, het zijn gelijkgestemden of potentiële klanten. Eens je aan de praat raakt, wordt het makkelijker om bij de juiste mensen geïntroduceerd te worden en je netwerk uit te breiden. Weten zij iets niet, dan kennen ze vast wel iemand met de juiste knowhow. 

Als je werkt met kleine aantallen, moet je een fabrikant proberen te motiveren om toch voor jou te willen werken. Dat kan door een oprechte persoonlijke relatie op te bouwen: vraag niet alles per e-mail maar bel de producent ook regelmatig op om te vragen hoe alles loopt, of het materiaal al gearriveerd is, of het er goed uitziet,… Geen officieel, maar een casual gesprek. Je krijgt zo feedback van het atelier en bouwt een hechte band op. Op die manier kun je kort op de bal spelen en om een gunst vragen. Business is namelijk meer dan sec onderhandelen, het moet nog ook een beetje aangenaam blijven. Dat menselijke aspect is echt heel belangrijk, mensen voelen zich gewaardeerd en je wint er respect mee. Je zult uiteindelijk meer gedaan krijgen omdat ze het jou gunnen, ook al ben je maar een klein vis.

Als de locatie van de fabriek niet bij de deur is, kun je een lokale vertegenwoordiger inschakelen om er op regelmatige tijdstippen langs te gaan; iemand die niet verbonden is aan het atelier, die de taal spreekt en kennis van zaken heeft. Studio Cuoio werkt bijvoorbeeld met een ex-handtassenproducent die nog te veel passie en energie had om met pensioen te gaan. Deze local kan voor jou checken of het materiaal is toegekomen, of de kwaliteit goed zit, de aantallen kloppen, of de deadlines gehaald worden. Het kan je heel veel tijd en geld besparen. "Er is een groot verschil met agenten of tussenpersonen die gelinkt zijn aan de fabrikant", weet Verstraeten. "Onze contacten in India en in Portugal zijn onafhankelijk, ze werken voor mij, ik betaal hen. Zelf hou ik ook rechtstreeks contact met het atelier, niet via een agent. Maar soms heb je alleen al omwille van de taalbarrière een agent nodig, bijvoorbeeld in China. In dat geval plan ik een videocall in, waarin het gaat over de MOQ’s en co, maar ook over de ethische kant. Je kunt dan tersluiks vragen om even het atelier te laten zien, om te kijken hoe het eraan toe gaat."

Ga na of jouw producent ook extra’s kan aanleveren als hardware, dustbags, schoendozen, labels, onderhoudsinstructies of een juwelenkussentje. Ze bestellen bij je fabrikant zal een ietsje duurder uitvallen dan wanneer je het zelf zou doen. Het grote voordeel is echter dat je niet met de overstock zit en niets hoeft te versturen naar de fabriek. Het maakt het zoveel makkelijker voor jou, voor een kleine extra kost. De fabrikant doet immers alle administratie en de eindverantwoordelijkheid ligt bij hen. In Spanje, Italië en Portugal liggen alle ateliers en hun toeleveranciers bovendien dicht bij elkaar. Maakt jouw producent geen dustbags, dan zijn buurman wel en dan kan hij dat voor jou regelen.

Nog een laatste tip: gebruik een eenvoudige maar efficiënte managementtool om je productie in goede banen te leiden en overzicht te bewaren. Het is belangrijk om een gedeeld platform te hebben waarin je opmerkingen en feedback kunt verzamelen. Zorg dat je er makkelijk visuele informatie in kwijt kunt, maar ook orders en offertes of een overzicht van de timings. Zo kunnen alle partijen steeds alle belangrijke info terugvinden en toevoegen, en kan het productieproces vlot worden opgevolgd. "Trello is bijvoorbeeld een goed werkinstrument, maar je kunt ook vragen aan je fabrikant met welke tool zij het liefst werken", besluit Liesbet Verstraeten.