Ellen Onkelinx is expert in onderhandelen en lobbyen en een erkend bemiddelaar in burgerlijke en handelsgeschillen bij master the gap®. Ze startte haar loopbaan als advocate en was nadien meer dan tien jaar gedelegeerd bestuurder van de beroepsvereniging van Vlaamse Onafhankelijke Film & Televisie Producenten (VOFTP). Ze onderhandelde onder meer met overheden, omroepen en belangenverenigingen.

Eigenlijk onderhandelen mensen de hele dag door, van ‘s morgens vroeg tot ‘s avonds laat. Op professioneel vlak gebeurt dat met collega’s als het gaat over bijvoorbeeld budgetten of met (potentiële) klanten over mogelijke samenwerkingen. We onderhandelen over alles, waarbij vaak gefocust wordt op het zakelijke en strategische, terwijl het menselijke en psychologische minstens even belangrijk zijn.

De basisregels van onderhandelen zijn voor nagenoeg elke sector dezelfde. Al wordt in de creatieve sector vaak het onderste uit de kan gehaald. Deze tips kunnen je helpen steviger in je schoenen te staan.

Elke geslaagde onderhandeling begint met een goede voorbereiding. Een goede voorbereiding start met een (markt)onderzoek. Ellen Onkelinx: “Leer je potentiële klant en de markt waarin hij vertoeft kennen, onderzoek de sector waarin hij werkt en analyseer noden en potentiële pijnpunten. Vervolgens onderzoek je hoe kan jij de ander daarbij kan helpen.”

Daarnaast is het in deze fase reeds belangrijk om proactief alternatieven te voorzien, mocht de samenwerking niet doorgaan. “Hoe meer alternatieven je hebt, hoe minder afhankelijk je van die ene mogelijke samenwerking bent en hoe rustiger je zal zijn in de onderhandeling”, aldus Ellen.

Vanuit welk idee stap je in een onderhandeling? Ellen: “Focus niet op hoe jij de andere partij kan overtuigen met allerhande argumenten, maar wel op wat de ander nodig heeft en wat jij hiervoor kan betekenen. Denk na over wat je de ander kan geven, iets dat voor hem belangrijk is en dat jou zo min mogelijk pijn doet. Het is niet jij tegen de ander. Het gaat erom samen de puzzel te leggen. Hoe kunnen alle betrokken partijen er samen iets aan hebben? Vergeet niet dat een ander niet gauw iets zal willen doen als die er zelf geen enkel voordeel kan uithalen.” Dat geldt natuurlijk ook voor jezelf: zorg dat je je eigen grens goed bewaakt. Investeren is één ding, je werk 'weggeven' is iets anders...

Tijdens je voorbereiding heb je ook reeds nagedacht over wat voor jou wel kan en wat niet, ook wat betreft de prijs. Je weet dus tot welk punt je kan en wil gaan in een mogelijke onderhandeling. “Bewaak je grens en wees tegelijk ook flexibel. Denk out of the box en zoek manieren om de onderhandeling niet enkel om de prijs te laten draaien. Een prijsaanbod kan je aanvullen met zaken waarvan je weet dat ze voor de ander ook belangrijk zijn, maar niet louter over de prijs gaan, zoals bijvoorbeeld timing, vertrouwelijkheid, een welbepaald team dat de opdracht uitvoert en betalingstermijnen. Op die manier kan je je onderscheiden en tonen wat jouw meerwaarde kan zijn.”

Wat je gesprekspartner zegt, is niet noodzakelijk (alles) dat speelt. Het is belangrijk om niet zonder meer mee te gaan in wat er expliciet gezegd wordt. Daarover zegt Ellen: “Het stellen van vragen is cruciaal. De ander bevragen en actief luisteren is tijdens het onderhandelen belangrijker dan zelf praten. Op die manier kom je onder meer te weten waar de ander waarde aan hecht en waar je dus best de nadruk op legt. De positie van een partij valt ook niet noodzakelijk samen met het belang van die partij. Ga na op welke manier jij iets kan bieden dat voor de andere waardevol is, zonder dat dat voor jou nadelig is.”

Neem bij aanvang steeds de tijd om te polsen naar hoe het met de ander gaat. De persoon die je voor je hebt, is enerzijds een onderhandelaar op professioneel vlak, maar anderzijds ook een mens. Volgens Ellen vormen een persoonlijke connectie opbouwen en het menselijke aspect aan bod laten komen het fundament voor een (mogelijke) samenwerking, die werkt op basis van vertrouwen. Belangrijk daarbij is natuurlijk dat je oprecht en authentiek blijft. Geen vertrouwen zonder oprecht respect voor elkaar.

“Hierbij is het ook aangeraden dat er in bepaalde fases van de onderhandelingen, en zeker aan het begin van een (mogelijke) samenwerking, een face-to-facecontact (desnoods virtueel) plaatsvindt. Dat versterkt de vertrouwensrelatie. Weet dat communicatie per mail vaak ook harder dan bedoeld overkomt, dus ook daar is aandacht voor het menselijke een must (bijvoorbeeld ‘Hopelijk had je een fijne vakantie.’).”

Ellen: “Ben je te assertief, dan duw je mensen soms weg. Ben je te empathisch, dan lopen velen over je heen. Met een goede mix van assertiviteit en empathie zorg je ervoor dat je au sérieux zal genomen worden.”

Ben je eerder een introvert persoon of heb je het gevoel dat je soms niet zelfzeker genoeg overkomt? Dan raadt Ellen aan om de TED Talk van Amy Cuddy over de power pose te bekijken. Daarin wordt gesteld dat je lichaamshouding een impact heeft op je hormonen, op hoe je denkt, hoe je je voelt en hoe je overkomt. Als je wat in elkaar gedoken zit en je je ‘klein’ gedraagt, dan stijgt je cortisolniveau (stress) en daalt je testosteronniveau (zelfzekerheid). Doe de power pose (jezelf groot maken) gedurende twee minuten en het verschil zou meteen merkbaar zijn. Bekijk hier de TED Talk met Amy Cuddy.

Voor wat hoort wat. Het principe van de wederkerigheid is van belang bij onderhandelingen. Ellen: “Verwacht niet dat de ander meteen of zomaar zal ingaan op wat jij wil. Deel of geef zelf eerst iets, investeer, dan zal de andere sneller geneigd zijn om ook iets te delen of te geven. Op die manier leggen jullie samen de puzzel. Opnieuw is het belangrijk om vragen te stellen en actief te luisteren, waarbij de ander ook het gevoel heeft dat er effectief geluisterd wordt. Er zijn verschillende manieren om dat te stimuleren, namelijk via je lichaamstaal (aandacht op het gesprek) en oogcontact. Daarnaast is het ook aangeraden om regelmatig met je eigen woorden te herhalen wat de ander heeft gezegd en daarbij ook steeds om bevestiging te vragen (bijvoorbeeld ‘Klopt dat?’). Dit zorgt ervoor dat je zeker bent dat je zelf correct begrijpt wat de ander bedoelt, waardoor misverstanden worden vermeden. De ander voelt hierdoor ook dat er echt geluisterd wordt, met het oog op begrijpen. Als mensen voelen dat er naar hen wordt geluisterd, dan zullen ze zelf ook meer informatie met je delen. Informatie die jij nodig hebt om te weten wat de ander eigenlijk echt nodig heeft.” Diegene die veel praat, heeft dus helemaal niet de overhand, integendeel.