Veel mensen plannen continu hun werk, maar organiseren het te weinig. En dat zijn twee verschillende zaken: plannen gaat over wanneer je iets doet en organiseren gaat over wat je allemaal moet doen en hoe je dat gaat doen. Begin daarmee vooraleer je je werk begint te plannen. Dan ben je zeker dat alles zijn plaats krijgt in je agenda en je je niet enkel focust op taken waaraan een duidelijke deadline gekoppeld is.

Je taken komen meestal vanuit allerlei hoeken: ze staan in een verslag van een meeting, in een online projectmanagementtool, in je mailbox of snel neergekrabbeld in een notaboekje bij een telefoongesprek. Een goed startpunt is om al je to do’s te verzamelen en neer te schrijven in één hoofdlijst. Dat kan gewoon op papier, maar er bestaan ook tal van handige apps in de cloud (zoals bv. Google Tasks, Todoist of TeuxDeux) die je overal waar je bent kan raadplegen. Een ander groot voordeel van die lijst digitaal te maken, is dat je dan makkelijk je taken kan herordenen in volgorde van belangrijkheid of in groepjes kan indelen.

Denk naast werk- en projectgerelateerde taken ook aan taken die je moet doen om je zaak goed verder te laten draaien, zoals prospectie, communicatie, administratie,… Ook die zijn belangrijk, maar schieten er vaak aan in als er geen deadline op gekleefd is.

Nog een aantal tips voor je takenlijst:

• Voeg aan elke taak een werkwoord toe dat duidelijk beschrijft wat je moet doen (bv. ‘afspreken met…’, ‘moodboard maken voor...’, ‘offerte maken voor...’), zodat je geen tijd verliest met uit te dokteren wat je nu juist moest doen.
• Splits grotere taken op in kleinere, actiegerichte stappen.
• Overloop regelmatig je projecten en denk na over de volgende stappen.

Overloop nu je takenlijst en deel ze aan de hand van volgende vragen in:

Dit zijn zaken die je onvermijdelijk vandaag of zo snel mogelijk moet doen. Heb je veel van dat soort taken, vraag je dan af: van welk van deze taken wist ik op voorhand al en heb ik eigenlijk te lang laten liggen? Welke van deze taken waren niet voorzien of onverwacht? Heb je er veel van de eerste soort, dan moet je nadenken over hoe je die taken in de toekomst beter op tijd kan inplannen, zodat ze niet dringend worden. Heb je er veel van de tweede soort, dan kan je voortaan best je agenda minder vol plannen zodat je meer onverwachte taken aan kan.

Voorbeelden:

• een voorstel voor een opdracht uitwerken
• een mail van een ontevreden klant beantwoorden
• een collega helpen die jouw hulp nodig heeft om verder te kunnen

Actie: doen

Dit zijn typisch taken die eerder op lange termijn renderen maar wel belangrijk zijn voor je zaak. Doordat er meestal geen dringende deadline aan gekoppeld is, zijn dit vaak ook de taken die alsmaar weer worden opgeschoven in tijd. Zorg dat je in je agenda voldoende tijd voorziet voor dit soort taken.

Voorbeelden:

• prospecteren of netwerken
• je cashflowplanning opvolgen
• een opleiding volgen

Actie: inplannen

Dit zijn taken die weinig bijdragen aan je langetermijndoelen of die niet per se door jou persoonlijk moeten gebeuren. Bekijk of je deze kan automatiseren of delegeren.

Voorbeelden:

• een betalingsherinnering voor een factuur uitsturen
• een datum vinden voor een meeting met een nieuwe klant
• een pakje verzenden

Actie: automatiseren of delegeren

Dit zijn taken die bij nader inzien eerder een 'nice to do' zijn. Zijn ze echt wel nodig? Overweeg of je ze niet kan verminderen.

Voorbeelden:

• een overleg waar jouw inbreng weinig toegevoegde waarde heeft
• content die je bewaard hebt om later te bekijken, maar die uiteindelijk toch niet zo interessant is
• lange lunches met potentiële klanten

Actie: verwijderen

Je werk vervolgens inplannen houdt dus in dat je bepaalt wanneer je in de tijd je taken gaat doen. Een aantal tips hierbij:

• Plan niet alleen je dag in, maar liefst ook je week en komende maand. Dat geeft je sneller inzicht in hoeveel tijd er nog overschiet en geeft je ook de mogelijkheid om taken te verschuiven mocht er iets wegvallen of uitgesteld moeten worden.
• Plan je agenda niet vol: voorzie dagelijks 25% van je tijd (bv. 2 uur op een dag van 8 uur) voor onvoorziene zaken. En denk ook aan je verplaatsingstijd als je veel op de baan moet zijn.
• Bekijk of je voor bepaalde taken vaste momenten kan inplannen. Een vaste dag per week voor administratie en boekhouding bijvoorbeeld of je ochtenden voorbehouden voor geconcentreerd werk en je namiddagen voor telefoons, mails en klantenmeetings. Zo’n structuur brengt ook rust in je hoofd.
• Bekijk of je taken kan groeperen, door bijvoorbeeld je facturatiewerk een keer per week of per maand te bundelen. Je werk zal er efficiënter door verlopen.
• Denk aan de wet van Parkinson: hoe meer tijd je ergens voor krijgt, hoe langer het duurt vooraleer je de taak afgewerkt hebt.
• Daag jezelf uit om iets binnen de voorziene tijd ook effectief gedaan te krijgen. Door je een bepaalde tijd te geven voor een taak en je daaraan te houden, is de kans groter dat je ze effectief ook sneller gaat doen. Duurt iets echt langer dan voorzien, kijk dan of je kan schuiven met andere taken of plan een vervolgmoment in.

Neem regelmatig ook de tijd om na te gaan of je sommige zaken efficiënter kan aanpakken door te standaardiseren, te automatiseren of uit te besteden.

• standaardiseren: moet je vaak gelijkaardige offertes opmaken? Bekijk dan of je een standaardtemplate kan maken met een aantal inwisselbare blokken. Krijg je vaak dezelfde vragen van klanten? Maak een veelgestelde vragen-pagina op je website met de antwoorden of maak templates met canned responses.
• automatiseren: moet elke taak manueel door jou gebeuren? Misschien kan software je een handje helpen. Zo bieden de meeste e-mailprogramma’s tegenwoordig de optie om je mails automatisch te filteren of kan je met diensten zoals Calendly het maken van afspraken automatiseren.
• uitbesteden: waarschijnlijk zijn er nu al wel taken die je uitbesteedt, zoals je boekhouding of administratie. Maar denk eens verder na: wat zijn de taken waarvoor jij essentieel bent en wat zijn de taken die niet per se door jou dienen te gebeuren of waar je minder goed in bent? Want die kan je misschien beter uitbesteden omdat iemand anders ze sneller en efficiënter kan doen. En ja, dat kost geld, maar jouw tijd kost ook geld.

Heb je na het lezen van dit artikel nood aan persoonlijk advies? Boek dan kostenloos een gesprek in met een van onze adviseurs!