In de wereld van software of sociale media zijn abonnementen schering en inslag. Ook andere sectoren springen langzaam maar zeker op de kar. Kevin Heylen van digital agency Think Tomorrow, Mathias Schaubroeck van product en brand design agency Absintt en Renate Coen van communicatiebureau Con-text leggen uit waarom.

Software as a service is intussen een goed ingeburgerd begrip, en ook in de wereld van digitale marketing werken de meeste bureaus intussen met abonnementsformules of ‘retainers’. Die omvatten voor een vast bedrag per maand een bepaald aantal uren, credits of vast uit te voeren takenpakketten. Die vaste basis laat toe om de taken sneller én beter te structureren en geeft ook financieel aan beide partijen meer zekerheid. 

Wil je op de hoogte gehouden worden van nieuwe artikels in dit magazine? Schrijf je in op onze nieuwsbrief!

Kevin Heylen, Think Tomorrow: “Het systeem stimuleert ons om niet in routine te vervallen”

Kevin Heylen

Kevin Heylen © Inneke Gebruers

Sinds de start van Think Tomorrow in 2011, rolden Kevin Heylen en zijn team als vanzelf in een systeem met abonnementen. “Binnen een digitale strategie is continuïteit de basisvereiste. Het heeft geen zin om één blog te posten, één nieuwsbrief te versturen of één keer iets op Facebook te zetten. Als je wil dat je digitale strategie werkt, dan moet je er een bepaalde regelmaat in brengen. Bovendien moet je geduld oefenen voor je concrete resultaten mag verwachten. Afgelijnde pakketten per maand sluiten daar dus perfect bij aan”, vertelt Heylen. 

In de loop der jaren ontwikkelde Think Tomorrow een systeem dat als basis dient voor het samenstellen van pakketten op maat. “Een andere constante in onze sector is dat elk bedrijf anders is, en andere noden heeft. Zo wil de ene klant alleen inzetten op Facebook en Instagram, terwijl een andere ook Tiktok wil gebruiken. Of beschikt de ene over foto- en videomateriaal, terwijl we dat voor de andere zelf produceren”, vertelt Heylen.

“Daarnaast is er bijvoorbeeld een groot verschil tussen het schrijven van socialemediaberichten of webteksten. Je kan dus niet alle copywriting gelijk tariferen, of het pakket van klant A zomaar inwisselen voor dat van klant B. Omwille van die grote verscheidenheid communiceren we geen prijzen op onze website. Op basis van onze werkervaringen hebben we voor intern gebruik in de loop der jaren wel een prijssysteem ontwikkeld, zodat we op basis daarvan snel een correcte en transparante offerte kunnen maken. Terwijl we vroeger enkel een prijs per maand hanteerden, is er nu een duidelijke opdeling van dienstverlening. Tegelijk is het systeem flexibel genoeg om eens een half jaar een upgrade te nemen voor bijvoorbeeld Tiktok, zodat een klant kan uitproberen of dat medium iets voor zijn bedrijf is of niet.”  

“Een groot voordeel van de formules is dat de klanten perfect weten waar ze aan toe zijn.”

Kevin Heylen,

eigenaar Think Tomorrow

Bij Think Tomorrow werken ze doelbewust met contracten per maand. “Dat voelt flexibeler aan voor onze klanten. Mochten we louter met jaarcontracten werken, dan zouden we meer zekerheid hebben. Tegelijk stimuleert die maandelijkse deadline ons om niet lui te worden, en constant hard te blijven werken en een kwalitatieve service aan te bieden. Binnen onze sector is dat broodnodig, want er zijn voldoende collega’s die klaarstaan om de klanten over te nemen”, vertelt Heylen. 

“Een groot voordeel van de formules is dat de klanten perfect weten waar ze aan toe zijn. Ze weten welk budget ze maandelijks moeten voorzien voor hun digitale marketing, en ze weten perfect welke content en engagementen ze daarvoor in ruil krijgen.

Omgekeerd vormt dit systeem voor ons een stimulans om ons elke keer weer te bewijzen, en nog wat beter in te spelen op de noden van onze klanten.

Doordat we elkaar geleidelijk aan beter leren kennen, wordt het resultaat steeds kwalitatiever. Zo zijn er klanten die intussen al jarenlang in het maandcontractensysteem met ons werken”, vertelt Heylen. “Of persoon A of B een bericht schrijft, en of er in de zomermaanden minder berichtjes te beantwoorden zijn dan na bijvoorbeeld de lancering van een grote campagne, merkt de klant niet in zijn factuur. Die is gebaseerd op een gemiddelde, en blijft dus per afgesproken pakket hetzelfde. Dat is een kwestie van geven en nemen.” 


Mathias Schaubroeck, Absintt: “Met onze Academy willen we de innovatiecultuur actief stimuleren”

Mathias Schaubroeck

Mathias Schaubroeck

Historisch gezien richtten Mathias Schaubroeck en Orlando Thuysbaert hun pijlen met Absintt vooral op productontwikkeling. “Het werd al snel duidelijk dat we, als we écht impact wilden genereren, een meer structurele aanpak moesten nastreven en onze inzichten qua strategie en trends ook moesten toepassen op de branding van het merk zelf en de marketing. Als een merk, een product en de marketing touchpoints een consistent geheel vormen, kan je veel makkelijker en veel meer impact genereren. Op basis van die vaststelling hebben we één dienstenpakket ontwikkeld, dat we Innovation Academy doopten”, vertelt Schaubroeck. “Daarmee willen we de innovatiecultuur bij onze klanten actief stimuleren, en samen concrete successen realiseren. Terwijl er in veel bedrijven geen tijd vrijgemaakt wordt om na te denken over de uitdagingen en strategie op lange termijn, is dat eigenlijk broodnodig om je bedrijf toekomstbestendig te houden.”

Succesvol innoveren vraagt om een langetermijnvisie met kortetermijnacties. “Pas na enkele maanden of zelfs jaren zal je je inspanningen effectief voelen in je verkoop.

Door op langere termijn samen te werken, leren wij de kennis die al in het bedrijf aanwezig is optimaal benutten, en verloopt de wisselwerking met de kennis in ons bedrijf ook steeds beter.

Dat laat ons toe om dieper te graven en beter op de context in te spelen”, vertelt Schaubroeck. “Doordat we tijd krijgen om het grotere plaatje en DNA van het bedrijf te begrijpen, kunnen we klanten soms ook begeleiden in het nemen van niet voor de hand liggende beslissingen. Zo hebben we voor een van onze klanten, waarmee we al meer dan vijf jaar samenwerken, een onderzoek gevoerd naar consumententrends in het bewaren en verpakken van voeding. Op basis daarvan hebben we samen besloten om een eigen B2C-merk op te richten.” 

“Doordat we een engagement voor een jaar hebben, kunnen we meer strategisch to do’s op lange termijn plannen.” 

Mathias Schaubroeck,

founding partner Absintt

“Een jaarsamenwerking houdt in dat we tijdens een kick-offbijeenkomst met de klant bekijken waar hun prioriteiten voor het komende jaar liggen en die in een plan van aanpak gieten. Voor een vast bedrag per maand gaan we vervolgens aan de slag. Dankzij deze abonnementsformule hebben zowel de klant als wij een goed zicht op het te spenderen budget. Naast de voorziene dagen die gebaseerd zijn op concrete taken wordt er per maand ook minstens één bufferdag ingepland, zodat we kleinere, onvoorziene taken kunnen opvangen.” 

Naast het jaartraject met de Innovation Academy biedt Absintt ook kleinere of kortere formules aan. “Niet alle bedrijven hebben evenveel nood aan een totaaltraject. Dan kunnen we op projectbasis samenwerken. Ook financieel is het voor startende bedrijven niet altijd mogelijk om meteen in een traject te stappen. Al ben ik er wel van overtuigd dat het, in vergelijking met het telkens afwisselen met losse partners, op het einde van de rit voordeliger uitkomt.” 


Renate Coen, Con-text: “Op lange termijn is een abonnement voordeliger”

Renate Coen

Renate Coen © Peter De Schrijver

Begin 2020 startte germaniste Renate Coen het communicatiebureau Con-text op. Als collectief van freelancers verzorgt Con-text vooral sterk inhoudelijke communicatie voor blogs, websites of nieuwsbrieven voor kmo’s uit de voedings-, design- en architectuursector, maar ook sociale media of grafische vormgeving en fotografie. “Hoewel het in onze sector nog iets minder ingeburgerd is, heb ik van bij de start een abonnementensysteem geïmplementeerd. Dat geeft houvast aan beide partijen.

Het vereenvoudigt het maken van een communicatieplan op de lange termijn en is de perfecte stok achter de deur om zaken effectief uit te voeren.

Tegelijk is het handig om een vaste prijs te hanteren voor taken die sowieso terugkomen”, vertelt Renate Coen. “In de loop der maanden heb ik het systeem verder gestroomlijnd, zodat het ook makkelijker is om nieuwe klanten snel een idee te kunnen geven van het kostenplaatje. Tegelijk zijn de noden en de doelstelling van elk bedrijf anders, waardoor elk pakket toch maatwerk blijft.” 

Aangezien Renate Coen vooral inzet op diepgaande content, hebben de klanten mentaal sowieso al een bepaald engagement voor ogen. Dat maakt het makkelijker om hen te overtuigen op lange termijn samen te werken. “Het engagement tussen beide partijen laat toe om voor bepaalde klanten een miniteam freelancers samen te stellen. Dat verhoogt de betrokkenheid, waardoor we al onze verschillende diensten beter op elkaar kunnen afstemmen. Om de zes maanden komen we bij elkaar om onze samenwerking met de klant te evalueren. Al is er ook tussendoor feedback mogelijk. Het abonnement laat ook toe om bijvoorbeeld op voorhand een fotoshoot in te plannen, waardoor de betaling daarvan over meerdere maanden verspreid kan worden. Tegelijk blijft het mogelijk om er af en toe extra’s zoals een vertaling, fotografie of grafische vormgeving bij te nemen. Of factureren we iets minder als een klant bijvoorbeeld bepaald materiaal toch niet kan aanleveren voor een geplande campagne. Het abonnement laat dus voldoende ruimte voor flexibiliteit.”  

“We kunnen terugvallen op een vaste financiële basis, waardoor we ons ten volle kunnen engageren.”

Renate Coen,

oprichtster Con-text

Voor klanten met koudwatervrees lanceert Renate Coen nu een reeks workshops. “Op die manier kunnen ze ervaren wat een bepaalde taak precies inhoudt. Dat maakt het makkelijker om te beslissen of ze het in de toekomst zelf willen blijven doen of toch willen uitbesteden. Tegelijk leren ze ons zo meteen wat beter kennen”, vertelt Coen. “Daarnaast kiezen we er heel bewust voor om ons werkdomein te beperken, zodat we met voldoende expertise over de sector waarin onze klanten actief zijn kunnen schrijven. Dat creëert vertrouwen. Bovendien hebben wij als ploeg daardoor een minder uitgebreide briefing nodig, en gaat alles sneller.” 

“Ik ben ervan overtuigd dat abonnementen op lange termijn sowieso voordeliger zijn voor de klant. Ze laten je toe om een bepaalde routine op te bouwen, op bijvoorbeeld het vlak van posts op sociale media of stijl van nieuwsbrieven. Hoe beter je elkaars verwachtingen kent, hoe minder tijd je verliest en hoe diepgaander je communicatie kan zijn. Bovendien vormt continuïteit de sleutel tot succes. Tegelijk geeft het ons wat rust, aangezien we kunnen terugvallen op een vaste financiële basis, waardoor we ons ten volle kunnen engageren.”