tijdsbezetting: ca. 3/5 of met extra competenties eventueel 4/5 of meer

plek:
2 aangename, mooie nieuwe werkplekken met allebei zicht op een leuke tuin: Gent - Lieremanstraat 65
Ronse - Kaatsspelplein 09/02

Je kan op één van beide als voorkeurslocatie werken, maar dan graag 1 dag van de week aanwezigheid op het andere kantoor. In principe is dit geen job om te thuiswerken, je aanwezigheid is cruciaal voor het team. Bij wijze van uitzondering kan het natuurlijk wel eens.

vorm:

• bij voorkeur freelance, zoals al onze zelfstandige medewerkers: we vinden het leuker als iedereen op gelijke voet blijft.
• bediende: mogelijkheid te bespreken in functie van je competenties

ons team:

• we zijn een architectenbureau met heel veel dromen en idealen, we geloven in wat we doen,
• we bouwen zo ethisch, duurzaam en maatschappelijk verantwoord als mogelijk en leren graag bij. naast de 3 vennoten zijn er momenteel 12 medewerkers aan de slag bij ons, af en toe aangevuld met school-lopende stagairs

jouw profiel:

• bachelor diploma gewenst (diverse studierichtingen zijn mogelijk: bv. communicatie/ grafische richting/ talen/ ....)
• je bent bovenal empatisch en je bent positief ingesteld, met de voeten op de grond, nuchter, praktisch en hands-on,
• je bent een organisatorisch talent, overzicht bewaren is je sterkte,
• je spreekt recht doorzee, je bent open en eerlijk, matuur en zelfstandig,
• je werkt samen in team en gaat helemaal voor de verbondenheid van het team!
• je kent je weg in de office-programma's
• je hebt al een job-ervaring achter de rug

engagement:

Je bent een vertrouwenspersoon voor het hele team... je moet je inwerken in heel erg veel aspecten... dus wij gaan liefst voor een lange-termijns-engagement. Het is geen ideale job om op te nemen als 'in between'. Uiteraard kunnen we een proefperiode afspreken, waarin alle facetten aan bod komen, om eens te kijken of het je goed past ...

jouw taken:

De office manager zien we wat als 'onze producer'. Je regelt het reilen en zeilen van het kantoor en het team. Als belangrijkste taak moet je de 'pattex' van het team zijn en her en der aan onze touwtjes trekken om alles wat we willen doen... te blijven doen. Een luisterend oor, een extra sterke brug tussen vennoten en medewerkers, een vertrouwenspersoon met een groot hart voor het team.

Van bijna elk management-luik zit er een stukje 'bijstand/voorbereiding' bij jou. Voor elk luik ondersteunt één van de vennnoten jou, sommige items overleggen we met z'n 4 of met het hele team.

• Een stukje 'HR' bij: je verleent bijstand bij sollicitaties en aanwervingen, je begeleid hen doorheen de 'onboarding', je plant de feedback-gesprekken met de vennoten in, je stelt mee nieuwe vacatures op, je verwelkomt stagairs, ...
• Je trekt aan de kar van het kennisbeheer: je boekt de opleidingen, je organiseert mee de murmuurtjes en murmuurmiddagen: je houdt deze kennisdeel- of ontwerpsessies op de agenda.
• Boekhouding: facturen uit en inkomende facturen/bonnetje inboeken in online systeem (BTW-aangiftes etc. zijn uitbesteed aan boekhoudkantoor)
• Je zorgt (samen met vennoten en enkele medewerkers) voor de feestelijkheden die het team verbinden: teamdagen, werfbezoeken, etentjes, koekjes bij de koffie, apero op vrijdag,...
• PR: samen met andere medewerkers houd je onze website up to date, je trekt mee aan de kar om de website te verbeteren, je stuurt een team voor de (wekelijkse) instagram-posts aan en linkedin, je port ons aan om tijdig een kerstkaart te maken, je helpt mee bij publicaties, stuurt fotografen uit, ...
• Het huishouden regelen en het logistieke: je bent niet vies van de vuilbakken buiten zetten, de voorraden aanvullen (boodschappen), elk kwartaal een containerpark-bezoekje, ... je bent in contact met de poetsploeg, maar met plezier zwier je als de nood te hoog is eens een schoteldoek eens over een vuile vergadertafel en probeer je de orde in de keuken en op de bureau's wat te bewaren maar vooral... het team daartoe op vrolijke wijze te mobiliseren.
• Je bent het gezicht achter de 'info@-mailbox': daar ontvang je vooral sollicitaties en eerste contacten met klanten, tips voor opleidingen, ... : je filtert/ beantwoordt of forward aan de vennoten
• Prospectie: je screent mee via een online-platform voor welke nieuwe openbare opdrachten we zouden kandideren, we leren jou waar we naar zoeken en jij leest deze opdrachtteksten analytisch en samenvattend, zodat de filtering sneller kan gaan voor de vennnoten en het team.

de extra troeven:

we zien we nog volgende competenties die misschien niet allemaal tesamen in één persoon verenigd kunnen worden, maar waarvan elkeen op zich een goede aanvulling kan zijn op de taak van office manager.... en op die manier het aantal werkdagen/week kan doen stijgen voorbij 2,5/5 à 3/5 naar meer.

in de eerste plaats een grote troef:

• grafisch talent voor (eenvoudig) layout-werk, bv. voor het vormgeven van vooral onze uitgaande kandidaturen, samenbrengen van tekst en beeld, bundels, portfolio, website, tot en met de kerstkaarten, ...
• talig talent: teksten schrijven: je wordt een cruciaal radertje voor de continu lopende 'kandidaturen' en 'wedstrijden'. Er kruipt vaak veel schrijfwerk in het vertellen over ons werk of over een project dat we moeten 'aan de man brengen'. Architecten zijn niet altijd de beste schrijvers... al zijn we wel goeie dromers en poëten. Het wervend vertellen over ons werk is één ding... er zijn ook de iets meer zakelijke teksten over budgetbeheer, plan van aanpak, CV's, ... die gerust gestroomlijnder mogen.
• juridisch talent: juridische of zakelijke teksten behartigen: contracten, offertes opmaken, voorbereiden van onze briefwisseling met de verzekering,...
• excel talent, ondersteuning van het team bij (eenvoudig) excel-werk - .... verras ons!

meer info te verkrijgen op verzoek; per email solliciteren met motiveringsbrief en curriculum vitae ten laatste op 30/9/2023
mail graag versturen naar: tinne@murmuur.eu