Efficiënt ondernemen gaat vaak samen met dure softwarepakketten of prijzige online tools. In dit artikel lijsten we een aantal gratis of zeer betaalbare online tools die de werkdruk van elke onderneming — hoe groot of hoe klein ook — kunnen verlichten.

Er zijn talloze online tools voor ondernemers. Deze lijst geeft een selectie van tools. Vind je dat de ultieme tool die jij gebruikt nog ontbreekt in deze lijst? Laat het ons weten via mies.vanroy@flandersdc.be.

Wanneer je kiest om gebruik te maken van een gratis tool, weet dan dat je deze vaak op een andere manier betaalt. Vertrouwelijke gegevens of intellectuele rechten komen soms namelijk in het gedrang. Het is dus aangeraden om altijd de privacyvoorwaarden van de tool in kwestie goed te na te lezen.

Flanders DC wil ook zijn steentje bijdragen. Een overzicht van de door ons opgestelde templates en tools vind je hier. Je vindt er onder meer: Close The Loop voor een meer duurzame modebusiness, Prijs In-zicht voor een correcte prijsbepaling, een checklist voor het opzetten van een website en webshop, een voorbeeld van een persbericht,...


Website

  • De missie van Wordpress is duidelijk: iedereen moet een website maken. Zonder veel technische voorkennis kan je je eigen webpagina maken. Veel is gratis, maar je kan ook kiezen voor abonnementen van maximum 25 euro per maand.
  • De service die Squarespace biedt is niet gratis, maar zorgt wel voor een hele eenvoudige setup met een hele hoop extra’s zoals credit voor Google Adwords. Je kunt een pakket starten vanaf 11 euro per maand.
  • Met Paspartout plaats je heel simpel je werk op het web zonder je zorgen te maken over de hosting, installatie of domeinnaam. Je kan makkelijk je eigen stijl creëren omdat niet wordt gewerkt met voorgemaakte thema’s. Perfect dus voor de creatieve ondernemer! Vanaf 33 euro per jaar is een eigen website al mogelijk.
  • Het Gentse SiteManager combineert flexibiliteit van WordPress en de gebruiksvriendelijkheid van Squarespace. Naast een visuele CMS biedt het ook een krachtig design en developerapplicatie. Hosting vanaf 10 euro per maand. 

E-commerce

  • BigCommerce, Shopify, Big Cartel en StyleHub (specifiek voor mode- en designmerken) zijn voorbeelden van beheerde e-commerceplatformen die je kan gebruiken om je producten online te verkopen via een eigen webshop. Wanneer je een abonnement aankoopt, kan je makkelijk en snel zelf aan de slag met vaste templates.
  • Een eigen e-commerce platform op maat is mogelijk door bijvoorbeeld gebruik te maken van een CMS-pakket zoals Magento.
  • Flexibit is een full service partner voor je e-commerceproject mét volledige integratie van je boekhouding. TailorFit biedt dan weer omnichannel IT-oplossingen specifiek voor de modesector.

Wil je op de hoogte gehouden worden van nieuwe artikels in dit magazine? Schrijf je in op onze nieuwsbrief!


Data-analyse

  • Google Analytics is dé gratis tool voor iedereen die wil weten wat er op zijn of haar website of applicatie gebeurt. Het laat je toe data te verzamelen, analyseren, visualiseren en rapporteren. Er zijn verschillende alternatieven voor Google Analytics, zoals bijvoorbeeld Adobe Analytics.
  • Met Optimizely kan je experimenteren hoe je de meeste klanten aantrekt op websites en mobiele applicaties. De beslissingen die je maakt zijn allemaal gebaseerd op data en voldoen dus aan de wensen van je klanten.
  • Hotjar is een analysetool en geeft feedback over hoe je bezoekers op je site surfen. Met heatmaps of visitor recordings kan je het gedrag van je bezoekers visualiseren. De prijs van deze tool hangt af van het aantal pageviews per dag dat je wil zien. Een andere gelijkaardige analysetool is Crazy Egg.
  • Het analyseren van je websitegebruik kan ook in real-time met Clicky. Het geeft gedetailleerde informatie per segment, geografische informatie over je bezoekers en de meest bezochte pagina’s. 
  • Met Spyfu kan je de meest winstgevende trefwoorden, betaalde advertenties en organische search van je concurrenten downloaden. Prijzen variëren tussen 33 euro en 299 euro op maand- of jaarbasis.

CRM en klantenbeheer

  • Het volledig kosteloze HubSpot CRM zorgt ervoor dat je het traceren van je gebruikers makkelijk kan managen. HubSpot CRM is gesynchroniseerd met Gmail en Outlook en zorgt ervoor dat elke interactie zichtbaar wordt. Het doel van deze tool is om een persoonlijkere aanpak met je klanten aan te bieden.
  • Streak is een Chrome-extensie die je Gmail-Inbox transformeert in een CRM-workflow. Je kan je hele business voeren via je inbox. Voor persoonlijk gebruik is deze tool gratis, maar voor een professioneel pakket betaal je 49 dollar per persoon per maand.
  • Heb je een offerte of factuur verstuurd? Met Gmail Boomerang maak je makkelijk een reminder die je eraan herinnert om je mail op te volgen als een antwoord uitblijft. Wil je in het weekend werken, maar je klant dan niet lastigvallen, dan kan je met Boomerang je mails makkelijk plannen zodat ze pas op maandag worden gestuurd.
  • Wil je je afspraken automatisch laten inplannen? Dat kan bijvoorbeeld met Calendly, waarbij een standaardversie gratis is. Er is ook Afsprakenagenda, waarbij je 199 euro per jaar betaalt.

Wil je op de hoogte gehouden worden van nieuwe artikels in dit magazine? Schrijf je in op onze nieuwsbrief!

Consumer insights

  • Zendesk is ontstaan uit frustraties vanwege de chaos in de klantenservice. Dit gebruiksvriendelijk klantenserviceplatform zorgt ervoor dat klantenrelaties persoonlijker en productiever zijn. Je betaalt vanaf 5 euro per maand per gebruiker.
  • Online surveys waren nog nooit zo aantrekkelijk voor consumenten dan voorheen. Ideaal om van dichtbij te volgen wat je klanten echt vinden. Zoals vele tools kan je gratis instappen en betalend upgraden. Bij Typeform kan dit vanaf 25 euro per maand per gebruiker. Er zijn ook alternatieven voor dergelijke bevragingen zoals SurveyAnyplace, Survey Sparrow of SoGoSurvey.
  • Een gratis tool voor online screening is Talkwalker alerts, een alternatief voor Google Alerts. Je kan er het web mee bewaken over interessante nieuwe inhoud over je naam, merk, concurrenten, evenementen of wat dan ook.

Communicatie en marketing

  • Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, Pinterest, Snapchat,… al deze sociale media-kanalen blijven interessante en populaire netwerken om gratis te communiceren naar klanten toe. Als bedrijf is het een must geworden om op één of meerdere van deze kanalen actief bezig te zijn. De meeste bieden dan ook advertentiemogelijkheden aan om extra mensen te bereiken.
  • Bij je online marketing kan Bitly wel eens van pas komen. Met deze tool kan je url's persoonlijk maken waardoor je het aantal clicks zult zien stijgen.
  • Worden al die sociale media je teveel? Via Buffer wordt content in je stream automatisch op het goede moment gepubliceerd. Buffer start je gratis, maar wanneer je meer gebruikers en accounts wil koppelen of meer posts plaatsen, betaal je voor de tool.
  • Het Vlaamse Story Chief is een content marketingtool waarmee je content kan creëren, samenwerken met collega’s en freelancers, en met één klik kan publiceren op meerdere kanalen tegelijkertijd. Ook het meten van de ROI van de artikels zit in het systeem.
  • Op een gebruiksvriendelijke manier kun je aan e-mailmarketing met bijvoorbeeld MailChimp voor maximaal 2.000 subscribers en 12.000 mails per maand. Aan professioneel gebruik van Mailchimp hangt wel een prijskaartje. Hoe meer subscribers, hoe hoger de kostprijs. Andere alternatieven voor MailChimp zijn Campaign Monitor of HubSpot.
  • Voor mail security is er de tool Have I been Pwned, dat nagaat na of je account is aangetast door een datalek.
  • Het Belgische Chestnote laat je betekenisvolle berichten sturen voor een waardevolle merkbeleving. Via slow messaging stuur je berichten wanneer ze het beste tot hun recht komen.

Financiële administratie

  • Je boekhouding bijhouden is voor velen niet voor de handliggend. Zowel bij het opmaken van offertes en facturen als het verwerken van de btw-aangifte is het handig gebruik te maken van online tools. Klantenbeheer, budgettering en facturatie zijn modules die bij de meeste boekhoudpakketten toegevoegd kunnen worden. Soms heb je zelf een online boekhoudpakket waaraan je modules kan toevoegen. Best is om dit steeds te checken met je boekhouder.
  • Een grote drempel voor freelancers is vaak het opstellen van eigen facturen. Volgende online tools zijn enkele voorbeelden die facturatie toegankelijk voor elke freelancer: digiteal.be, De Factuur, Factuurdesk, Comanage en Eenvoudig factureren. Deze tools zijn gratis of zeer betaalbaar en gebruiksvriendelijk omdat gebruik wordt gemaakt van templates.
  • Je kan ook vragen aan je bank welke tools zij ter beschikking stellen van hun klanten. Zo is er bijvoorbeeld ING Invoice Solutions, een online facturatietool met opvolging betalingen, die makkelijk deelbaar is met je boekhouder.
  • De financiële cijfers van je concurrenten of opdrachtgevers raadplegen kan makkelijk via de Nationale Bank van België of Finactum. Daarnaast zijn Yuki en billit facturatie- en boekhoudplatformen waar ondernemers en boekhouders samenwerken.
  • Prijs In-zicht is een tool van Flanders DC die je helpt bij het opstellen van je prijs. Rekening houdend met verschillende factoren zal deze tool je de correcte prijs voor jouw product helpen zoeken.

Interne communicatie en planning

  • Teamwork is niet altijd even makkelijk en overzichtelijk. Denk maar aan de moeilijkheden bij het opstarten van een project, een nieuwe werknemer aanwerven, budgetten finaliseren,… Gelukkig bestaan er tools zoals Slack die alle communicatie integreert om je werk gedaan te krijgen op een productieve manier. Je kunt de tool gratis gebruiken, maar wanneer je meer mogelijkheden wil, kun je pakketten kopen van 6,25 euro of 11,75 euro per gebruiker per maand.
  • Een overload aan notities? Dan is Evernote misschien wel iets voor jou. Naast het bewaren, ordenen, synchroniseren en inscannen van nota’s kun je via Evernote Business ook teams structureren. Van de eerste brainstorm tot de afloop van een project vergemakkelijkt deze tool de werkproductiviteit. Veel kun je al gratis doen met Evernote, maar wanneer je nog professioneler wil werken kan je vanaf 29,99 euro per jaar upgraden.
  • Trello helpt je om op een visuele en flexibele manier je projecten te beheren of wat dan ook te organiseren. Trello is volledig gratis, maar wanneer je Trello Business Class gebruikt, betaal je 9,99 dollar per gebruiker per maand. Deze tool biedt meer en zorgt voor een gedeelde omgeving om samen te werken, te communiceren en veilig informatie te delen.
  • Online CRM, projectmanagement en facturatie samen in één simpele tool kan via Public Teamleader.
  • Je personeel plannen en werkroosters maken kan eenvoudig via onlinewerkrooster, forganiser of Beeple. Je uren bijhouden om bijvoorbeeld timesheets in te vullen, kan makkelijk via Getharvest. Daarnaast kan je er ook offertes mee versturen en laten goedkeuren en op basis daarvan facturen maken. Ideaal voor freelancers die geen uit de kluiten gewassen boekhoudpakket willen en voornamelijk diensten aanbieden.
  • Toggl is een tijdregistratiesysteem voor kleine bedrijven. Een starter betaalt 9 dollar per maand.
  • Tot slot is er Basecamp. Basecamp organiseert en centraliseert je communicatie, projecten en klanten. Iedereen weet hoever het project staat en waar de juiste documenten kunnen worden teruggevonden en dit zonder overbodig mailverkeer. Basecamp kost je per maand 99 dollar. Vergelijkbare applicaties om in team samen te werken zijn Asana of Teamwork, waarbij je projecten en deadlines makkelijk kunt managen.

Opslagruimte en virtuele werkplekken

  • Je kunt je Powerpoint-, Photoshop- of Sketch-bestanden altijd veilig, georganiseerd en gesynchroniseerd bewaren via Dropbox. Het delen van bestanden met teamleden gaat ook gemakkelijk en je kunt ook samenwerken aan bestanden. Een aantal gigabytes krijg je gratis, daarna kan je meer ruimte kopen. Dropbox integreert met Google Cloud en Gmail.
  • Google Drive biedt een online opslag- en werkruimte aan waar je ook op verschillende toestellen aan kan. E-mailbijlagen worden overbodig met de handige deelfunctie die anderen toelaat om bestanden te bekijken, downloaden of bewerken. Wanneer je meer opslagruimte wil, betaal je vanaf 1,99 euro tot 99,99 euro per maand.
  • Cloudalize is een Vlaams platform waarmee iedereen zijn grafische omgeving kan opzetten. Het is simpel: je werkt in een cloud, maar Cloudalize voegt nog een grafische component toe. Met Desktop as a Service kan je krachtige grafische toepassingen gebruiken en delen in de cloud.
  • Zeker zijn plaats waard in het lijstje is Wetransfer: de handigste manier om grote bestanden te versturen met de mogelijkheid om een upgrade te doen.
  • Het Zwitserse SmallPDF wil de complexe PDF-software vereenvoudigen en gebruiksvriendelijker maken. Je kunt tweemaal per uur gratis gebruik maken om te converten, splitten, editen,…

Grafische tools en coding

  • Zoek je een tool om zelf gemakkelijk foto’s te bewerken? Canva lost veel voor je op. Heel gemakkelijk kun je afbeeldingen bewerken door het gebruik van templates. Individueel gebruik is gratis, maar een upgrade naar Canva for Work met meer mogelijkheden kost je 12,95 dollar per maand per lid.
  • Online diensten zoals Zapier of If this, then that (IFTTT) bieden je de mogelijkheid om allerlei toepassingen aan elkaar te koppelen. Ze bieden je kant-en-klare ‘recepten’ waar je zo mee aan de slag kan of je kan er je eigen koppelingen op maat maken. Ze laten je toe om kleine taakjes te automatiseren of om data van de ene toepassing te gebruiken in de andere.

Flanders DC biedt ook heel wat tools, templates en checklists.